System ERP w firmie produkcyjnej – co powinieneś wiedzieć zanim się na niego zdecydujesz?

Trudno sobie wyobrazić, żeby w dzisiejszych czasach zarządzanie przedsiębiorstwem produkcyjnym mogło być efektywne biznesowo bez zintegrowanego systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa – nowoczesnym systemem ERP (ang. Enterprise Resource Planning).

W dobie globalizacji firmy mają dostęp do nowoczesnych technologii, systemów informatycznych, tanich materiałów – większość surowców jest wytwarzana w krajach, gdzie koszty pracy są wciąż niskie, dlatego aby utrzymać konkurencyjność, firmy muszą się przeorganizować. Idealnym sposobem na uporządkowanie i optymalizację procesów jest wdrożenie systemu klasy ERP 4FACTORY w firmie produkcyjnej. Gwałtowny rozwój przedsiębiorstw, jaki dokonuje się w ostatnich latach w Polsce wymusił na firmach produkcyjnych zmianę sposobu zarządzania. Inaczej prowadzi się firmę, która ma 20 pracowników i mały magazyn, a inaczej zakład, gdzie pracuje 500 osób i funkcjonują magazyny zewnętrzne. W fazie wzrostu firmy radzą sobie w przeróżny sposób np. przy pomocy aplikacji i małych systemów wspierających procesy biznesowe. Ale w pewnym momencie wszyscy już dostrzegają, że to nie tędy droga, i zapada decyzja o wdrożeniu zintegrowanego systemu do zarządzania produkcją – ERP 4FACTORY. Po wielu spotkaniach i negocjacjach nareszcie jest – ten wybrany, jedyny, najlepszy.

Na tym etapie oczekiwania co do wyników wdrożenia nowego oprogramowania na produkcję są bardzo różne.

Zarząd firmy czasami wierzy, że po uruchomieniu oprogramowania do zarządzania produkcją, jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki wszystko samo się ułoży, pracownicy będą płynnie wykonywać swoje zadania, a system ERP dla produkcji poprzez swoją funkcjonalność znacząco umożliwi zredukowanie kosztów, poprawi się również zarządzanie relacjami i obsługę klientów. Szeregowy pracownik zaś najzwyczajniej w świecie obawia się o swoje miejsce pracy. Postrzega całe zamieszanie będące w firmie jako zagrożenie dla siebie i swojego miejsca pracy.

Nawet dla tych, którzy wiedzą, że planowanie i harmonogramowanie produkcji to nie to samo polecamy artykuł: Planowanie a harmonogramowanie produkcji – na czym polega różnica?

Przeczytaj również: Przemysł 5.0, czyli jak produkować efektywniej?

Wdrożenie systemu ERP w firmie – początki

Pierwszym etapem projektu wdrażania każdego systemu IT jest przegląd i analiza aktualnych procesów w firmie. I tu często zarząd dowiaduje się, nierzadko ze zdziwieniem, jak naprawdę funkcjonuje firma. Okazuje się, że ludzie odpowiedzialni za poszczególne obszary działalności, w obliczu braku standardów tworzą własne procedury i sposoby działania. Te sposoby nie są złe – powstają po to, aby firma mogła działać i poszczególne zespoły mogły wykonywać swoje zadania. Jednak brak usystematyzowania powoduje, że te procedury wewnętrzne często są różne, a wręcz czasami sprzeczne. Przyczyną takiej sytuacji najczęściej jest brak komunikacji pomiędzy tymi zespołami, spowodowany koniecznością szybkiej organizacji i natłokiem zadań. Wdrożenie systemu informatycznego ERP 4FACTORY, szczególnie dla obszaru produkcji, wymusza swoisty „okrągły stół”, powoduje, że te zespoły zaczynają ze sobą rozmawiać i ustalać wspólne procedury oraz standardy, które następnie mogą być odwzorowane w systemie. Nierzadko, w sytuacjach konfliktowych to zarząd zmuszony jest decydować i rozsądzać, jak w nowym, powdrożeniowym świecie ma wyglądać dany proces. W rezultacie wszystkie kluczowe i mniej kluczowe procesy są omówione, przedyskutowane i ustalone. Powstają nowe standardy działalności przedsiębiorstwa, które poprzez swoje odwzorowanie w zintegrowanym systemie ERP 4FACTORY mogą być łatwiej obsługiwane i utrzymywane. System poprzez konstrukcję transakcji wymusza na użytkownikach określony, zawsze taki sam sposób pracy. Powoduje to również, że pojedynczy pracownik traci swój status „niezastąpionego”. Wszyscy ludzie, odpowiedzialni za dany obszar robią to samo w taki sam sposób – chwilowa absencja pana Jurka nie zatrzyma produkcji – zastąpi go pani Wiesia, która bardzo dobrze wie, co i jak trzeba zrobić w danym momencie. Pracownicy zyskują swego rodzaju wolność – urlop nie jest już uzależniony od rytmu produkcji, a ewentualne chorobowe nie spowoduje trzęsienia ziemi w firmie lub konieczności pracy zdalnej z łóżka. Nowoczesny ERP dla produkcji wymusza na pracownikach dyscyplinę i standaryzację pracy prowadzącą do większej efektywności.

Jak oprogramowanie ERP w chmurze wpływa na niższe koszty początkowe oraz koszty operacyjne przeczytasz w artykule pt.: Co to jest ERP 4FACTORY w chmurze i jak działa?

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu ERP 4FACTORY

Zarządzanie produkcją poprzez dane

Poprawność danych podstawowych jest kluczowa dla funkcjonowania każdego systemu. System ERP 4FACTORY opiera się na indeksach, BOM’ach (recepturach), technologiach czy planie kont. Gromadzone przez niego dane podstawowe to olbrzymi obszar, który musi zostać uporządkowany przed uruchomieniem systemu. W zmieniającym się otoczeniu gospodarczym, przy dużych zmianach produkcji, ciągłych modyfikacjach dane muszą być na bieżąco uaktualniane. Takie działania powodują powstawanie nieaktywnych kodów, mnóstwo BOM’ów musi ulec modyfikacji, czasy technologiczne się zmieniają… Wdrożenie systemu zarządzania produkcją w firmie wymusza porządki. Zmusza do przyjrzenia się danym, do ich uporządkowania i uzupełnienia. W niektórych przypadkach wymusza zmianę – powstaje nowa koncepcja na zarządzanie danymi, nowy przepływ informacji. Niejednokrotnie powstają hurtownie danych, które następnie są wykorzystywane do tworzenia raportów dla zarządu i kierownictwa firmy. Zweryfikowane, uporządkowane dane następnie są importowane do systemu i zaczyna się faza testów. W tej fazie wyznaczone grupy użytkowników symulują procesy produkcyjne zachodzące w firmie z użyciem już uporządkowanych danych. Testowane są wszystkie etapy przepływu materiału – od przyjęcia na magazyn, poprzez wydanie na produkcję aż po wysyłkę do klienta. Sprawdzane jest rozwiązanie ERP dla produkcji i planowanie zapotrzebowania materiałowego (ang. Material Requirements Planning, MRP II) – produkcja na magazyn i na zamówienie. Zarządzanie kontrolą jakości. Zarządzanie magazynem. Zarządzanie zleceniami produkcyjnymi. Obrót materiałami produkcyjnymi oraz wycofanymi z produkcji. Zwroty od klientów i zwroty do dostawców. Reklamacje. Wykorzystanie surowców oraz obłożenie maszyn na produkcji. Zarządzanie opakowaniami – wewnątrz firmy, u klienta i u dostawcy. Oprogramowanie ERP w produkcji to bardzo istotny element.

Przeczytaj również:

ERP oparte na chmurze

Firmy korzystające z systemów ERP: historie trzech sukcesów

Korzyści z wdrożenia ERP – w czym może pomóc ERP?

Coraz bardziej istotną dla klientów staje się Służba Utrzymania Ruchu (SUR). Gospodarka i obrót częściami zamiennymi do maszyn, planowanie przeglądów maszyn oraz automatyzacja w zgłaszaniu awarii to coraz bardziej pożądane cechy charakteryzujące współczesny system ERP do zarządzania produkcją. Pozwalają na zminimalizowanie przestojów spowodowanych awariami lub brakami części zamiennych. Możliwość obsługi zgłoszeń serwisowych przy pomocy tableta lub smartfona przyśpiesza czas reakcji w przypadku wystąpienia awarii maszyny. Rejestracja w systemie tego typu zdarzeń pozwala na późniejsze przeanalizowanie danych i wyciagnięcie wniosków – a co za tym idzie, zmiany w organizacji prowadzące do poprawy sytuacji.

Poszukujesz oprogramowania do planowania produkcji lub chcesz dowiedzieć się jakie są najlepsze praktyki? Zachęcamy do lektury materiału pt.: Z doświadczeń wdrożeń zaawansowanego systemu APS do planowania produkcji u producentów opakowań z tworzyw sztucznych

Kolejną pożądaną funkcjonalnością systemu ERP 4FACTORY jest jego umiejętność komunikacji z innymi systemami – poprzez wyspecjalizowane platformy EDI, webEDI lub zwykłe ftp. Coraz więcej firm przechodzi na komunikację elektroniczną – zamówienia, przewidywania, a także potwierdzenia wysyłek są przesyłane w formie specjalnych komunikatów. Komunikaty te następnie są importowane do systemu klasy ERP 4FACTORY i stanowią podstawę do zaplanowania wysyłek do klienta oraz produkcji. Systemy ERP dla produkcji pozwalają na dokładne i szybkie zaplanowanie zleceń produkcyjnych – dokładnie pod potrzeby klienta. Na podstawie tych zleceń następnie są generowane zapotrzebowania na surowce. Zamówienia zakupu i plany dostaw surowców również mogą być wysyłane do dostawców drogą elektroniczną. Współczesne ERPy „rozmawiają” również z bankami, urzędami skarbowymi, statystycznymi i celnymi. Mówiąc o ERPach nie możemy zapominać o finansach i księgowości. Działalność produkcyjna firmy nierozerwalnie związana jest z przepływem aktywów finansowych. Każda firma ma obowiązek zapłaty wynagrodzenia swoim pracownikom oraz rozliczenia się z fiskusem. Musi zapłacić swoim dostawcom towarów i usług, jak również rozliczyć wpływy z tytułu dostarczonych dostaw do klientów. Tu z pomocą znów przychodzi system klasy ERP 4FACTORY. Wszystkie procesy, transakcje zdefiniowane w systemie, będące odzwierciedleniem rzeczywistych procesów w firmie znajdują swój finał w dziale finansowym. Od poprawności zmapowania transakcji oraz dokładności wprowadzonych danych zależy rzetelność wyników finansowych. Koszty i zyski będą tak dokładne, jak dokładnie zostały zdefiniowane wszystkie etapy działalności firmy prowadzące do ich powstania.

Wynikami finansowymi, zyskami oraz kosztami zainteresowany jest przede wszystkim zarząd. Kierownictwo firmy musi wiedzieć czy i ile zarabia podczas prowadzenia swojej działalności. Równie mocno jest zainteresowany dokładnością i terminowością rozliczeń z pracownikami, dostawcami i klientami, a także z szeroko rozumianym fiskusem. Jeszcze jedną, bardzo ważną funkcją ERP 4FACTORY jest możliwość zarządzania uprawnieniami użytkowników. Nie zawsze jest pożądane, aby pracownik magazynu miał dostęp do danych finansowych. Ograniczeniu tych dostępów służą uprawnienia użytkowników do określonych obszarów danych lub określonych transakcji i zbiorów transakcji. Wszystkie te zasady możemy zdefiniować w ERP 4FACTORY.

Dane uporządkowane, system przetestowany…

Przeczytaj również: Systemy Business Intelligence, czyli rafinerie na miarę XXI wieku

System ERP dla produkcji – dzień uruchomienia w firmie

Niezależnie od stopnia przygotowania systemu czy gotowości użytkowników okres uruchomienia nowego systemu zawsze związany jest z zamieszaniem w firmie. Konieczność używania nowego interfejsu, inny przepływ informacji, zmiana procesów i transakcji zawsze w pierwszych dniach daje o sobie znać. Ale sytuacja szybko się stabilizuje. Użytkownicy coraz lepiej poruszają się w systemie, transakcje są testowane w czasie rzeczywistym, ew. poprawki na bieżąco wprowadzane. Głównym profitem z wdrożenia zintegrowanego systemu do zarządzania firmą jest przede wszystkim wyniesienie jej na wyższy poziom organizacyjny. Jedna, wystandaryzowana baza danych i ujednolicony system raportowania pozwalają na łatwy, prosty dostęp do informacji i ułatwiają podejmowanie właściwych decyzji. Ale są też inne, bardziej wymierne korzyści. Bieżące wprowadzanie danych, zarządzanie i rozliczanie produkcji online daje lepszą, rzetelną i dokładną informację dla osób zarządzających dostawami i wysyłkami oraz znacząco skraca czas od wystąpienia problemu do jego identyfikacji. To z kolei wpływa na stabilizację dostaw surowców, a co za tym idzie – zmniejszenie zapasów na magazynach oraz znaczące obniżenie kosztów związanych z dodatkowymi, nieplanowanymi transportami. Oprogramowanie dla produkcji pozwala na większą transparentność przeprowadzanych transakcji oraz łatwą ich kontrolę. Sprawniej odbywa się kompletacja, rośnie terminowość wysyłek do klienta – to z kolei wpływa na poziom satysfakcji klienta oraz pozyskiwanie nowych rynków zbytu. Dzięki przejrzystości i integracji informacji zwiększa się wykorzystanie zasobów produkcyjnych oraz wydajność pracy. Ograniczone zostają przerwy w pracy spowodowane brakiem surowca, nie ma też konieczności zmiany planu produkcji „na ostatnią chwilę”. Również gospodarka opakowaniami działa bez zastrzeżeń – nie ma postojów lub zmian planu produkcji ze względu na brak pojemników. Wprowadzenie ERP 4FACTORY do działu SUR eliminuje długoterminowe awarie maszyn, bieżące usterki są załatwiane niemalże „od ręki”. Automatyzacja procesów księgowych usprawnia pracę w dziale finansów. Komunikacja z podmiotami zewnętrznymi przebiega bez problemów, dokumenty wysyłane są terminowo oraz w odpowiednim formacie. W ostatecznym rezultacie firma zyskuje dużo lepszą płynność finansową oraz wymierne korzyści płynące chociażby z wyeliminowania dodatkowych transportów, zwiększenia wydajności produkcji i zwiększenia grona klientów, a szeregowy pracownik nie musi już gasić pożarów – może spokojnie zająć się wykonywaniem swoich obowiązków.

Jak wybrać najlepszy system ERP dla produkcji, tak aby spełniał oczekiwania i potrzeby biznesowe? W jaki sposób zarządzać produkcją na najwyższym poziomie?

Autor:
Iwona Nalepa
Senior Consultant

System ERP w pytaniach i odpowiedziach

Definicja i cele systemu ERP dla firmy produkcyjnej

System ERP 4FACTORY to zintegrowane oprogramowanie, które integruje różne dziedziny działalności przedsiębiorstwa, takie jak zarządzanie produkcją, logistyka, sprzedaż, finanse, kadry czy obsługa klienta. Głównym celem systemu ERP 4FACTORY jest usprawnienie procesów biznesowych, optymalizacja zasobów, zwiększenie efektywności i poprawa decyzji biznesowych.

Czym jest system ERP dla produkcji?

System ERP 4FACTORY dla produkcji to oprogramowanie, które integruje różne procesy i operacje produkcyjne w firmie. Służy do zarządzania zamówieniami, planowania produkcji, zarządzania magazynem, kontrolowania jakości i innych aspektów związanych z produkcją.

Moduły i funkcje systemu ERP

System ERP 4FACTORY składa się z różnych modułów, z których każdy odpowiada za określony obszar działalności przedsiębiorstwa. Typowe moduły ERP 4FACTORY obejmują zarządzanie produkcją, zarządzanie zamówieniami, zarządzanie magazynem, finanse, księgowość, zarządzanie relacjami z klientami (CRM), zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM) oraz zarządzanie zasobami ludzkimi (HR).

Przeczytaj również: Modułom ERP mówimy stanowcze nie – stawiamy na potrzeby użytkowników

Korzyści płynące z wdrożenia systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP 4FACTORY przynosi wiele korzyści dla firm, w tym poprawę efektywności operacyjnej, redukcję kosztów, zwiększenie kontroli nad procesami biznesowymi, poprawę komunikacji między działami oraz możliwość podejmowania lepiej poinformowanych decyzji strategicznych. Dodatkowo, system ERP 4FACTORY umożliwia lepsze planowanie produkcji, zarządzanie zapasami, identyfikację trendów rynkowych oraz usprawnienie obsługi klienta.

Przeczytaj również: Wdrożenie systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP 4FACTORY to proces skomplikowany i wymagający odpowiedniego planowania. Ważne jest przeprowadzenie analizy potrzeb firmy, wybór odpowiedniego dostawcy oprogramowania ERP 4FACTORY oraz odpowiednie dostosowanie systemu do specyfiki firmy. Wdrożenie wymaga zaangażowania zarówno kadry zarządzającej, jak i użytkowników końcowych, a także odpowiedniego przeszkolenia personelu.

Tendencje i przyszłość systemów ERP

Systemy ERP 4FACTORYstale ewoluują, dostosowując się do zmieniających się potrzeb biznesowych. W ostatnich latach obserwuje się rozwój chmurowych systemów ERP 4FACTORY (Cloud ERP 4FACTORY), które oferują elastyczność, skalowalność i niższe koszty wdrożenia. Ponadto, systemy ERP 4FACTORY integrują się coraz częściej z nowymi technologiami, takimi jak sztuczna inteligencja

Przeczytaj również: Jak działają systemy ERP 4FACTORY oparte na chmurze obliczeniowej? 

Jak system ERP wpływa na zarządzanie zapasami w produkcji?

System ERP 4FACTORY umożliwia ścisłe monitorowanie i zarządzanie zapasami w produkcji. Dzięki temu można uniknąć niedoborów lub nadmiaru zapasów, zoptymalizować zamówienia surowców, kontrolować przepływ materiałów oraz minimalizować straty i koszty związane z magazynowaniem.

Jak system ERP wspomaga proces planowania produkcji?

System ERP 4FACTORY umożliwia skuteczne planowanie produkcji, uwzględniające dostępność zasobów, harmonogramowanie zadań, zarządzanie priorytetami, śledzenie postępu produkcji oraz prognozowanie zapotrzebowania na produkty.

Czy system ERP dla produkcji integruje się z innymi systemami w firmie?

Tak, system ERP 4FACTORY dla produkcji może integrować się z innymi systemami, takimi jak systemy SCM (zarządzanie łańcuchem dostaw), systemy CRM (zarządzanie relacjami z klientami) czy systemy HR (zarządzanie zasobami ludzkimi), zapewniając pełną integrację i spójność danych.

Jak system ERP pomaga w kontroli jakości w produkcji?

System ERP 4FACTORY umożliwia ścisłe monitorowanie procesów i kontrole jakości w produkcji. Można zdefiniować parametry jakościowe, przeprowadzać inspekcje, rejestrować wyniki badań, śledzić wady i podejmować działania korygujące w celu zapewnienia wysokiej jakości produktów.

Przeczytaj także:

Przemysł wysokiej technologii – cechy, podział, czynniki lokalizacji, sytuacja w Polsce

Dlaczego harmonogramowanie jest tak krytyczne?

Wskaźnik OEE – jak obliczać i interpretować wyniki?

ERP i CRM. Co to jest? Jakie są kluczowe różnice i korzyści?

5 faz procesu APQP – przegląd kluczowych wymagań

Przemysł 5.0, czyli jak mechanizmy zastosowane w Netflixie i Twitterze pozwolą produkować efektywniej