Skontaktuj się z nami:
e-mail: dsr@dsr.com.pl    |    Tel: 71 889 05 60

System ERP w firmie produkcyjnej? – co powinieneś wiedzieć zanim się na niego zdecydujesz ?

30 czerwca 2020

Trudno sobie wyobrazić, żeby w dzisiejszych czasach firma funkcjonowała bez zintegrowanego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem – ERP. W dobie globalizacji firmy mają dostęp do nowoczesnych technologii, tanich materiałów – większość surowców jest wytwarzana w krajach, gdzie koszty pracy są wciąż niskie, dlatego aby utrzymać konkurencyjność, firmy muszą się przeorganizować. Idealnym sposobem na uporządkowanie i standaryzację procesów jest wdrożenie systemu klasy ERP. Gwałtowny wzrost przedsiębiorstw, jaki dokonał się w ostatnich latach w Polsce wymusił na firmach produkcyjnych zmianę sposobu zarządzania. Inaczej zarządza się firmą, która ma 20 pracowników i mały magazyn, a inaczej zakładem, gdzie pracuje 500 osób i funkcjonują magazyny zewnętrzne. W fazie wzrostu firmy radzą sobie w przeróżny sposób np.: przy pomocy aplikacji i małych systemów wspierających, dostępnych na rynku. Ale w pewnym momencie wszyscy już dostrzegają, że to nie tędy droga, i zapada decyzja o wdrożeniu zintegrowanego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem – ERP. Po wielu negocjacjach i spotkaniach nareszcie jest – ten wybrany jedyny.
Na tym etapie oczekiwania co do wyników wdrożenia nowego systemu są bardzo różne.
Zarząd firmy wierzy, że po uruchomieniu systemu jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki wszystko się ułoży, pracownicy będą płynnie wykonywać swoje zadania, a system ERP dla produkcji poprzez swoją funkcjonalność znacząco umożliwi zredukowanie kosztów. Szeregowy robotnik zaś najzwyczajniej w świecie obawia się o swoje miejsce pracy. Postrzega całe to zamieszanie będące w firmie jako zagrożenie dla siebie i swojego miejsca pracy.

Zaczyna się wdrożenie – i jak zawsze na początku jest chaos

Pierwszym etapem jest przegląd aktualnych procesów w firmie. I tu często zarząd dowiaduje się, nierzadko ze zdziwieniem, jak naprawdę funkcjonuje firma. Okazuje się, że ludzie odpowiedzialni za poszczególne obszary działalności, w obliczu braku standardów tworzą własne procedury i sposoby. Te sposoby nie są złe – powstają po to, aby firma mogła działać i poszczególne zespoły mogły wykonywać swoje zadania. Jednak brak usystematyzowania powoduje, że te procedury wewnętrzne często są różne, wręcz czasami sprzeczne. Przyczyną takiej sytuacji najczęściej jest brak komunikacji pomiędzy tymi zespołami, spowodowany koniecznością szybkiej organizacji i natłokiem zadań. Wdrożenie systemu ERP, szczególnie dla obszaru produkcji, wymusza swoisty „okrągły stół”, powoduje, że te zespoły zaczynają ze sobą rozmawiać i ustalać wspólne procedury i standardy, które następnie mogą być odwzorowane w systemie. Nierzadko, w sytuacjach konfliktowych to zarząd zmuszony jest decydować i rozsądzać, jak w nowym, powdrożeniowym świecie ma wyglądać dany proces. W rezultacie wszystkie kluczowe i mniej kluczowe procesy są omówione, przedyskutowane i ustalone. Powstają nowe standardy w firmie, które poprzez swoje odwzorowanie w ERP są utrzymywane. System poprzez konstrukcję transakcji wymusza na użytkownikach określony, zawsze taki sam sposób pracy. Powoduje to również, że pojedynczy pracownik traci swój status „niezastąpionego”. Wszyscy ludzie, odpowiedzialni za dany obszar robią to samo w taki sam sposób – chwilowa absencja p. Jurka nie zatrzyma produkcji – zastąpi go pani Wiesia, która bardzo dobrze wie, co i jak trzeba zrobić w danym momencie. Pracownicy zyskują swego rodzaju wolność – urlop nie jest już uzależniony od rytmu produkcji, a ew. chorobowe nie spowoduje trzęsienia ziemi w firmie lub konieczności pracy zdalnej z łóżka. System ERP dla produkcji wymusza na pracownikach dyscyplinę i standaryzację pracy.

Skontaktuj się z naszym ekspertem

Przychodzi czas na dane…

Poprawność danych podstawowych jest kluczowa dla funkcjonowania każdego systemu. ERP opiera się na indeksach, BOMach (recepturach), technologiach czy planie kont. Dane podstawowe to olbrzymi obszar, który musi zostać uporządkowany przed uruchomieniem systemu. W zmieniającym się otoczeniu gospodarczym, przy dużych zmianach produkcji, ciągłych modyfikacjach dane muszą być na bieżąco uaktualniane. Takie działania powodują powstawanie nieaktywnych kodów, mnóstwo BOMów musi ulec modyfikacji, czasy technologiczne się zmieniają… Wdrożenie ERPa wymusza porządki. Zmusza do przyjrzenia się danym, do ich uporządkowania i uzupełnienia. W niektórych przypadkach wymusza zmianę – powstaje nowa koncepcja na zarządzanie danymi, nowy przepływ informacji. Niejednokrotnie powstają hurtownie danych, które następnie są wykorzystywane do tworzenia raportów dla zarządu i kierownictwa firmy. Zweryfikowane, uporządkowane dane następnie są importowane do systemu i zaczyna się faza testów. W tej fazie wyznaczone grupy użytkowników symulują procesy zachodzące w firmie z użyciem już uporządkowanych danych. Testowane są wszystkie etapy przepływu materiału – od przyjęcia na magazyn, poprzez wydanie na produkcję aż po wysyłkę do klienta. Sprawdzane jest oprogramowanie ERP dla produkcji i planowania potrzeb materiałowych – produkcja na magazyn i na zamówienie. Zarządzanie kontrolą jakości. Zarządzanie magazynem. Zarządzanie zleceniami produkcyjnymi. Obrót materiałami produkcyjnymi oraz wycofanymi z produkcji. Zwroty od klientów i zwroty do dostawców. Reklamacje. Wykorzystanie surowców oraz obłożenie maszyn na produkcji. Zarządzanie opakowaniami – wewnątrz firmy, u klienta i u dostawcy. ERP w produkcji to bardzo istotny element. Coraz bardziej istotną dla klientów staje się Służbą Utrzymania Ruchu (SUR). Gospodarka i obrót częściami zamiennymi do maszyn, planowanie przeglądów maszyn oraz automatyzacja w zgłaszaniu awarii to coraz bardziej pożądane cechy charakteryzujące współczesny system ERP do zarządzania produkcją. Pozwalają na zminimalizowanie przestojów spowodowanych awariami lub brakami części zamiennych. Możliwość obsługi zgłoszeń serwisowych przy pomocy tableta lub smartfona przyśpiesza czas reakcji w przypadku wystąpienia awarii maszyny. Rejestracja w systemie tego typu zdarzeń pozwala na późniejsze przeanalizowanie danych i wyciagnięcie wniosków – a co za tym idzie, zmiany w organizacji prowadzącej do poprawy sytuacji. Kolejną pożądaną funkcjonalnością systemu ERP jest jego umiejętność komunikacji z innymi systemami – poprzez wyspecjalizowane platformy EDI, webEDI lub zwykłe ftp.. Coraz więcej firm przechodzi na komunikację elektroniczną – zamówienia, przewidywania a także potwierdzenia wysyłek są przesyłane w formie specjalnych komunikatów. Komunikaty te następnie są importowane do systemu klasy ERP i stanowią podstawę do zaplanowania wysyłek do klienta oraz produkcji. Systemy ERP dla produkcji pozwalają na dokładne i szybkie zaplanowanie zleceń produkcyjnych – dokładnie pod potrzeby klienta. Na podstawie tych zleceń następnie są generowane zapotrzebowania na surowce. Zamówienia zakupu i plany dostaw surowców również mogą być wysyłane do dostawców drogą elektroniczną. Współczesne ERPy „rozmawiają” również z bankami, urzędami skarbowymi, statystycznymi i celnymi. Mówiąc o ERPach nie możemy zapominać o finansach. Działalność produkcyjna firmy nierozerwalnie związana jest z przepływem aktywów finansowych. Każda firma ma obowiązek zapłaty wynagrodzenia swoim pracownikom oraz rozliczenia się z fiskusem. Musi zapłacić swoim dostawcom towarów i usług, jak również rozliczyć wpływy z tytułu dostarczonych dostaw do klientów. Tu z pomocą znów przychodzi system klasy ERP. Wszystkie procesy, transakcje zdefiniowane w systemie, będące odzwierciedleniem rzeczywistych procesów w firmie znajdują swój finał w dziale finansowym. Od poprawności zmapowania transakcji oraz dokładności wprowadzonych danych zależy rzetelność wyników finansowych. Koszty i zyski będą tak dokładne, jak dokładnie zostały zdefiniowane wszystkie etapy działalności firmy prowadzące do ich powstania. Wynikami finansowymi, zyskami oraz kosztami zainteresowany jest przede wszystkim zarząd. Kierownictwo firmy musi wiedzieć czy i ile zarabia podczas prowadzenia swojej działalności. Równie mocno jest zainteresowany dokładnością i terminowością rozliczeń z pracownikami, dostawcami i klientami, a także z szeroko rozumianym fiskusem. Jeszcze jedną, bardzo ważną funkcją ERPa jest możliwość zarządzania uprawnieniami użytkowników. Nie zawsze jest pożądane, aby pracownik magazynu miał dostęp do danych finansowych. Ograniczeniu tych dostępów służą uprawnienia użytkowników do określonych obszarów danych lub określonych transakcji i zbiorów transakcji. Wszystkie te zasady możemy zdefiniować w ERP.
Dane uporządkowane, system przetestowany…

System ERP dla produkcji – dzień uruchomienia w firmie

Niezależnie od stopnia przygotowania systemu, gotowości użytkowników okres uruchomienia nowego systemu zawsze związany jest z zamieszaniem w firmie. Konieczność używania nowego interfejsu, inny przepływ informacji, zmiana procesów i transakcji zawsze w pierwszych dniach daje o sobie znać. Ale sytuacja szybko się stabilizuje. Użytkownicy coraz lepiej poruszają się w systemie, transakcje są testowane w czasie rzeczywistym, ew. poprawki na bieżąco wprowadzane. Głównym profitem z wdrożenia zintegrowanego systemu do zarządzania firmą jest przede wszystkim wyniesienie jej na wyższy poziom organizacyjny. Jedna, wystandaryzowana baza danych i ujednolicony system raportowania pozwalają na łatwy, prosty dostęp do informacji i ułatwiają podejmowanie właściwych decyzji. Ale są też inne, bardziej wymierne korzyści. Bieżące wprowadzanie danych, zarządzanie i rozliczanie produkcji on – line daje lepszą, rzetelną i dokładną informację dla osób zarządzających dostawami i wysyłkami oraz znacząco skraca czas od wystąpienia problemu do jego identyfikacji. To z kolei wpływa na stabilizację dostaw surowców, a co za tym idzie – zmniejszenie zapasów na magazynach oraz znaczące obniżenie kosztów związanych z dodatkowymi, nieplanowanymi transportami. Oprogramowanie ERP dla produkcji pozwala na większą transparentność przeprowadzanych transakcji oraz łatwą ich kontrolę. Sprawniej odbywa się kompletacja, rośnie terminowość wysyłek do klienta – to z kolei wpływa na poziom satysfakcji klienta oraz pozyskiwanie nowych rynków zbytu. Dzięki przejrzystości informacji zwiększa się wykorzystanie zasobów produkcyjnych oraz wydajność pracy. Ograniczone zostały przerwy w pracy spowodowane brakiem surowca, nie ma też konieczności zmiany planu produkcji „na ostatnią chwilę”. Również gospodarka opakowaniami działa bez zastrzeżeń – nie ma postojów lub zmian planu produkcji ze względu na brak pojemników. Wprowadzenie ERPa do SUR eliminuje długoterminowe awarie maszyn, bieżące usterki są załatwiane niemalże „od ręki”. Automatyzacja procesów księgowych usprawnia pracę w dziale finansów. Komunikacja z podmiotami zewnętrznymi przebiega bez problemów, dokumenty wysyłane są terminowo oraz w odpowiednim formacie. W ostatecznym rezultacie firma zyskuje dużo lepszą płynność finansową oraz wymierne korzyści płynące chociażby z wyeliminowania dodatkowych transportów, zwiększenia wydajności produkcji i zwiększenia grona klientów, a szeregowy pracownik nie musi już gasić pożarów – może zająć się wykonywaniem swoich obowiązków.

Autor:
Iwona Nalepa
Senior Consultant

Skontaktuj się z naszym ekspertem

Przeczytaj także:

Dlaczego harmonogramowanie jest tak krytyczne?

Wskaźnik OEE – jak obliczać i interpretować wyniki?

Zaufali nam

Zespół DSR zrealizował kilkaset projektów wdrożenia systemów informatycznych w polskich i międzynarodowych firmach produkcyjnych.