Krajowy System e-Faktur KSeF – jak działa i co zmieni elektroniczna faktura ustrukturyzowana?

Zgodnie z Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) oraz decyzją wykonawczą Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającą Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83) od lipca 2024 roku wchodzi w życie obowiązek tworzenia faktur sprzedaży w formie elektronicznej, w związku z czym postać papierowa lub PDF wysyłana e-mailem traci status dokumentu. Jednocześnie dokumentem ma stać się zapis w Krajowym Systemie eFaktur. Przekazanie informacji do tego rejestru w dużej mierze (jest jeszcze inny sposób) odbywać się będzie poprzez plik xml w określonym formacie, podpisany w sposób elektroniczny (podobnie jak pliki JPK, z tą różnicą, że jeden plik xml to jeden dokument – faktura.

Mniejsi przedsiębiorcy i mikrofirmy będą mogli skorzystać z narzędzi dostarczanych przez ustawodawcę. Nie będzie konieczności posiadania komercyjnej aplikacji zintegrowanej z KSeF, aby stworzyć fakturę w odpowiednim formacie (chociaż w dzisiejszych czasach coraz trudniej można sobie wyobrazić aby z takich aplikacji nie korzystać…). Wystarczy, że zaloguję się do aplikacji podatnika KSeF udostępnionej na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/ lub poprzez eUrząd Skarbowy (https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/) i za pomocą takiego rządowego systemu wystawiania faktur przygotują dokument, który można również wydrukować (szczególnie jeśli klientem jest podmiot zagraniczny).

Wprowadzone rozwiązanie ma charakter tymczasowy (na 2 lata), ale po wykazaniu skuteczności w zwalczaniu podatkowych nieprawidłowości, polski rząd będzie mógł wnioskować o przedłużanie tego terminu na kolejne lata. Raczej nie należy się spodziewać, że powróci fakturowanie w postaci papierowej.

Ministerstwo Finansów przewiduje, że zmiany w zakresie dopuszczalnych form dokumentowania transakcji sprzedaży przyczynią się do zmniejszenia nadużyć i polepszeniu ściągalności podatku VAT, a także usprawnieniu procesów w całym obrocie gospodarczym.

Jak wprowadzenie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w KSeF wpłynie na funkcjonowanie firm?

Wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów Krajowego Systemu eFaktur wydaje się być najambitniejszym projektem legislacyjnym w naszym kraju w obrębie życia gospodarczego w ostatnich latach. Dotyczy nie tylko raportowania zdarzeń, ale przede wszystkim wpływa znacząco na organizację procesów generowania i przetwarzania dokumentów. Stabilizowane i wypracowane latami aktualne sposoby postępowania w obszarze zakupów, sprzedaży i tworzenia dokumentów vat będą musiały być zmienione (zanik faktur papierowych). Zmiany organizacyjne będą poprzedzone zmianami w funkcjonowaniu systemów informatycznych, tak, aby wypełnić wymagania ustawodawcy.

Spełnienie wymagań ustawodawcy w sposób automatyczny nie jest jedyną korzyścią ze stosowania tych mechanizmów. Ustawy wprowadzają jednolity sposób postępowania z dokumentami sprzedaży i zakupów dla wszystkich podmiotów działających na polskim rynku. To z kolei umożliwia coś, co do tej pory było nie do pomyślenia – niemal pełną automatyzację rejestracji faktur zakupowych i przyspieszenie (ułatwienie) procesowania dla faktur sprzedaży (podmioty będą odbierać faktury z KSeF). Niektóre z tych procesów będą się pewnie stabilizować jeszcze miesiącami, jak mówi pewne chińskie przysłowie: “nawet najdłuższa podróż musi się rozpocząć od pierwszego kroku”.

Pomysły ministerialne idą jednak krok dalej. W maju trafił do Sejmu projekt zmian, które wydawałoby się są niewielkie. Dotyczą podawania numeru KSeF faktury na przelewach bankowych dotyczących płatności za takie dokumenty. Biorąc pod uwagę fakt, że z numerem identyfikującym KSeF bliskim 40 znaków nie będzie łatwo zmieścić tą informację w aktualnych formatach plików bankowych, szczególnie jeśli chcemy zapłacić na raz za kilka faktur. Pojawiły się pomysły urzędowego „generatora” zbiorczych identyfikatorów płatności, który jest wspólny dla wielu faktur i można go użyć w przypadku płatności zbiorczych, ale w jaki sposób zintegrować te pomysły i ewentualne przyszłe narzędzia rządowe z aktualnymi systemami teleinformatycznymi w przedsiębiorstwach, gdzie procesy płatności są wysoce zorganizowane i zautomatyzowane, to jeszcze nie wiadomo. Ten obszar rodzi na razie więcej pytań niż odpowiedzi.

Pomimo, że ministerialne mechanizmy funkcjonują od początku 2022 roku, to widać nieustający ruch legislacyjny, który wymusza permanentne zaangażowanie dostawców oprogramowania, aby zapewnić zgodność z najnowszymi regulacjami prawnymi. DSR jako dostawca m.in. rozwiązań ERP 4FACTORY, jeden z liderów w Polsce cyfrowej transformacji, również nie jest zwolniony z tego obowiązku.

W jaki sposób rozwiązanie ERP 4FACTORY opiera się o silnik Krajowego Systemu e-faktur?

Rozwiązanie DSR (ERP 4FACTORY) bazuje na wcześniejszych doświadczeniach w obszarze JPK, tym bardziej, że nowa faktura w postaci XML zawiera wiele wspólnych informacji dla struktur JPK FA i JPK V7M. Silnik mechanizmu KSeF skonstruowany dla systemów QAD wykorzystuje skutki działania silników JPK, co ułatwia i przyspiesza jego implementację. W przypadku, kiedy przedsiębiorstwo korzysta z szeregu dedykowanych rozwiązań (modyfikacji) w zakresie JPK i te informacje mają być wykorzystane dla Faktury Ustrukturyzowanej, silnik KSeF bez dodatkowych działań jest w stanie te informacje wygenerować, przydzielić i wykorzystać. Czasem nie jest to możliwe w 100% przypadków, tak jak to ma miejsce w określeniu typu dokumentu (faktura, korekta, itp.), które są nieco podobne, ale jednak inne w JPK i KSeF. W takiej sytuacji zostało opracowane podejście, które daje możliwość ręcznej ingerencji w takie procesy.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu ERP 4FACTORY

Architektura rozwiązania KSeF dla QAD – ERP 4FACTORY

Wariant z KSeF GATE

Mechanizm składa się z 2 części:

• dodatkowe tabele bazy danych i programy po stronie systemu QAD;
• aplikacja zewnętrzna (nie będąca częścią QAD), służąca do wysłania faktury sprzedaży i przyjęcia faktury zakupu, komunikująca się z QAD.

Porównując do rozwiązania JPK, aplikacja zewnętrzna jest rodzajem SENDERA. Nazwaliśmy ją KSeF GATE, czyli bramą, przez którą będzie się odbywała komunikacja danych. Program ten może funkcjonować samodzielnie, bez QAD, i jest w stanie przyjmować pliki XML z eFakturami z dowolnej innej aplikacji.

Część dotyczącą samego programu QAD nazwaliśmy KSeF ZONE. Tabele bazy danych odzwierciedlają strukturę pliku XML faktury, co ułatwia zarządzanie danymi, które były wysłane do Krajowego Rejestru. W tabelach tych znajduje się duplikat danych faktury przechowywanej w sposób “standardowy”. Dane zapisane w KSeF ZONE posłużą do wygenerowania pliku XML, przesyłanego następnie do KSeF GATE i Krajowego Rejestru eFaktur. Strefa ta przeznaczona jest do przechowywania faktur, a właściwie do przechowywania informacji przekazanych do platformy ksef wraz z przydzielonym numerem identyfikującym, nadanym w tym serwisie.