Zasady 5S w przedsiębiorstwach, czyli jak prawidłowo zorganizować jakość miejsca pracy?

Czas czytania: 11 min

Co to jest 5S? Jaki jest jej związek z praktyką i Lean Management? Jak proces wdrożenia metody 5S wspomaga efektywność pracy?

Zasady 5S na produkcji to nic innego jak wdrożenie metody Lean Production, która jest wyznacznikiem wdrażania zwinnego zarządzania w firmach. Jest to przede wszystkim krok w kierunku zmian myślenia kadry kierowniczej i pracodawców, który pomaga w uporządkowaniu i systematyzacji warunków pracy na korzyść pracowników. Niewątpliwie kluczowym aspektem w całym przedsięwzięciu jest postawa pracowników, która, dla osiągniecia zamierzonych skutków, musi opierać się na zaangażowaniu i poczuciu odpowiedzialności za własne działania.

Narzędzie 5S to także sposób na wykształcenie wewnątrz organizacji takich kompetencji, jak: kultura pracy, utrzymanie porządku, poprawa organizacji pracy, czyszczenie miejsca pracy, poprawa produktywności. Finalnie, celem nadrzędnym po implementacji koncepcji 5S, nie powinno być utrzymanie przedmiotów pracy, czy sama ergonomia miejsca pracy, czy lepsza organizacja miejsca przechowywania (metoda czerwonych etykiet) lecz, jak wskazywali propagatorzy 5S i narzędzia Lean Management, Hiroyuki Hirano oraz Takashi Osada czy „ojciec” ciągłego doskonalenia Masaaki Imai, powinno być dostarczanie wyrobów zgodnych z wymaganiami klientów z zachowaniem standardów jakości pracy.

Metodyka 5S – implementacja koncepcji

Wdrożenie składa się z pięciu etapów następujących po sobie jeden po drugim. Etapy metody 5S to:

• Selekcja (jap. Seiri)
• Systematyka (jap. Seiton)
• Sprzątanie (jap. Seiso)
• Standaryzacja (jap. Seiketsu)
• Samodoskonalenie (jap. Shitsuke)

Po raz pierwszy świat usłyszał o metodzie 5S w połowie XX wieku, kiedy to w Japonii, w firmie Toyota, zastosowano praktyki 5S. Za autora metody 5S uważa się Hiroyuki Hirano, autora książki „5S dla operatorów. 5 filarów wizualizacji miejsca pracy”. Takashi Osada, autor książki „The 5S’s: Five Keys to a Total Quality Environment”, czy Masaaki Imai znany jako Lean Guru to nie tylko światowej sławy propagatorzy 5S, ale osoby, dla których praktyka Lean Management, stała się filozofią życia. Następnie z japońskiego zakładu motoryzacyjnego metodyka ta przeniosła się do Stanów Zjednoczonych, gdzie zyskała swoich zwolenników, rozpowszechniających ten system zarządzania jakością stanowisk pracy na całym świecie. Implementacja tej metody Lean Management w danym zakładzie produkcyjnym nie ma na celu tylko „sprzątania” w dosłownym rozumieniu tego słowa, czy kontrolę stanowiska pracy. Bardziej chodzi o „porządek”, do którego można zaliczyć sprzątanie stanowiska pracy oraz zmianę sposobu myślenia pracowników o uporządkowanym stylu pracy, zwiększeniu jakości pracy i standaryzacji procesów pracy, co może się przełożyć na wypracowanie sporych oszczędności czasu i pieniędzy.

Przeczytaj również: Czym charakteryzuje się zaawansowany i elastyczny system produkcyjny?

Proces wdrożenia metody 5S – podstawowe narzędzia Lean Manufacturing, czyli co rozumiemy przez Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu i Shitsuke – etapy metody

1. Pierwszy krok metody: Selekcja (Seiri):
   • Oznacza eliminowanie zbędnych przedmiotów znajdujących się w poszczególnym stanowisku pracy (można zastosować czerwone etykiety do oznaczenia przedmiotów do usunięcia lub przeniesienia do miejsca przechowywania narzędzi), pomagając tym samym odpowiednio zorganizować przestrzeń roboczą
   • Pomaga w identyfikacji przedmiotów, które są niezbędne do bieżących zadań;
   • Ułatwia organizację pracy i redukuje niepotrzebny zapas rzeczy.

   Drugi krok metody: Systematyka (Seiton):

   • Obejmuje ustawienie pozostałych przedmiotów w porządku (sprzątanie miejsca wokół siebie);
   • Każdy przedmiot powinien mieć swoje miejsce, aby łatwo było go znaleźć i używać (uporządkowane miejsce pracy);
   • Pomaga w zwiększeniu efektywności oraz ergonomii pracy, poprzez uporządkowanie środowiska pracy.

   Trzeci krok metody: Sprzątanie (Seiso):

   • Polega na regularnym sprzątaniu miejsca, co z kolei wpływa nie tylko na czyste stanowisko pracy ale również na dobrą organizację stanowiska pracy, a wspierane przez ciągłe doskonalenie (patrz. Masaaki Imai „Kaizen. Klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii”) zapewnia że wszystkie niezbędne elementy stanowiska pracy będą pod ręką;
   • Pomaga utrzymać czyste stanowisko pracy i porządek, co może wpływać na bezpieczeństwo, wydajność i trwałość sprzętu, maszyn i urządzeń.

   Czwarty krok metody: Standaryzacja (Seiketsu):

   • Obejmuje ustanowienie standardów pracy i procedur (instrukcji) dla techniki 5S;
   • Pomaga w utrzymaniu osiągniętego porządku i czystości poprzez ustanowienie stałych praktyk i procedur (przedstawionych dla ułatwienia w sposób graficzny), często poprzedzonych szkoleniami pracowników w tym zakresie.

   Piąty krok metody: Samodoskonalenie (Shitsuke):

   • Oznacza utrwalanie nawyków związanych z procesem wdrażania metody 5S;
   • Wymaga stałego monitorowania i utrzymania wysokich standardów (w tym samokontrola);
   • Wprowadza zaproponowaną przez Masaaki Imai kulturę, ciągłego doskonalenia (Kaizen) i utrzymania porządku .

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach DSR 4FACTORY

Organizacja ergonomii miejsca pracy, poprzez wdrożenie systemu 5S z rozwiązaniami DSR 4FACTORY

Wdrożenie metody 5S w przedsiębiorstwie zawsze odbywa się etapami i wymaga czasu. Wiąże się to z przygotowaniem pracowników do zmian, ponieważ tylko dzięki wspólnym wysiłkom i zaangażowaniu pracowników możliwe są zmiany w zakresie Lean Management. Standaryzacja zmian, samodyscyplina oraz dostosowanie stanowiska pracy poprzez stworzenie miejsca pracy zoptymalizowanego to klucz do sukcesu w kierunku realizacji zasad 5S w każdej w firmie, bez względu na branżę.

Jeśli chodzi o przedsiębiorstwo produkcyjne, to na każdym z etapów wdrożenia zasad 5S pomocne będą odpowiednie narzędzia informatyczne. W celu selekcji, standaryzacji lub samodoskonalenia rekomendujemy moduły z oferty DSR 4FACTORY, które wspierają wdrożenie takich koncepcji jak 5S. Znaczne usprawnienie wprowadzenia zmian opartych na praktykach 5S zapewnią rozwiązania: CMMS+EAM 4FACTORY (zarządzanie procesem utrzymania ruchu) oraz SFC 4FACTORY (rejestracja produkcji).

Przeczytaj również: System ERP i jego rola w przedsiębiorstwach produkcyjnych dla ich zrównoważonego rozwoju

Korzyści płynące z wdrożenia zasady 5S z użyciem rozwiązań DSR 4FACTORY, dla poprawy środowiska pracy – narzędzia wspierające 5S

Podczas wdrażania zasad 5S przy wykorzystaniu narzędzi CMMS+EAM 4FACTORY oraz SFC 4FACTORY, zbierane i przetwarzane są wszystkie dane oraz niezbędne informacje, co przekłada się na skrócenie kolejnych kroków i etapów całości wdrożenia. Dane zgromadzone w CMMS+EAM 4FACTORY w trakcie pracy maszyn mogą być sporym ułatwieniem w trakcie tworzenia instrukcji czy procedur, a także w trakcie audytów kontrolnych. Najwyższa skuteczność wdrażania systemu 5S na produkcji zależy od jak najwierniejszego odzwierciedlenia rzeczywistości w procedurach i instrukcjach, które są niezbędnym elementem efektywnej organizacji pracy. Oba systemy zasilone danymi, zweryfikowanymi w trakcie wdrożenia 5S, mogą bardzo skutecznie wspierać utrzymanie wdrożonego systemu, co jest z punktu widzenia przedsiębiorstw produkcyjnych w Polsce zawsze trudne.

Efektywne wdrożenie zasad 5S przynosi przedsiębiorstwom produkcyjnym szereg korzyści. Są to m.in.:

• poprawa ergonomii stanowisk pracy (lepsza organizacja i łatwiejszy dostęp do niezbędnych narzędzi/przedmiotów, regularne sprzątanie miejsca zapewniające czyste stanowisko pracy, utrzymanie porządku);
• zwiększenie bezpieczeństwa pracy– ograniczenie ilości urazów i wypadków przy pracy, zapewnienie bezpiecznego stanowiska pracy;
• wzrost produktywności, większa efektywność pracy– ograniczenie wykonywania zbędnych ruchów przez pracownika, standaryzacja procesów pracy utrzymywane dzięki kontroli stanowiska pracy, fajnie sprawdza się również wizualne stanowisko pracy;
• zmniejszenie ilości błędnie wykonanych elementów oraz ograniczenie ilości zakłóceń w procesie produkcyjnym poprzez zwiększenie jakości pracy dzięki standaryzacji procesów pracy, wspierane przez kontrolę stanowiska pracy i przestrzegania zasad organizacji miejsca;
• zwiększenie zadowolenia pracowników – utrzymanie przedmiotów pracy w dobrym stanie, regularne sprzątanie miejsca przez wszystkich, po wdrożeniu 5S wpływa poprawa warunków pracy może przekładać się na większą satysfakcję z wykonywanych obowiązków;
• łatwiejsze zarządzanie przedsiębiorstwem – dzięki standaryzacji procesów, zarządzanie staje się bardziej przewidywalne. To ułatwia planowanie, kontrolę oraz skuteczne reagowanie na zmiany;
• zwiększenie konkurencyjności – poprzez eliminację marnotrawstwa, optymalizację procesów i poprawę jakości, organizacja staje się bardziej konkurencyjna na rynku.

Przeczytaj również: Rola oprogramowania ERP w zarządzaniu łańcuchem dostaw

Poprawiona ergonomia stanowisk pracy i wzrost jakości stanowisk pracy dzięki wdrożeniu metody Lean Management jakim jest 5S

Korzyści z wdrożenia 5S można obserwować dopiero po zakończeniu całości procesu wdrożenia metody 5S. Po pewnym czasie, po wdrożeniu systemu, w okresie testowej pracy opierając się na filozofii, ciągłego doskonalenia (Kaizen), zaproponowanej przez Masaaki Imai, ściśle związanego z Lean Management, można zauważyć, że nasze otoczenie charakteryzuje czystość miejsca pracy, uporządkowana organizacja stanowiska i ergonomiczne czyste stanowiska pracy, wysoka jakość miejsca pracy stabilność procesów produkcyjnych oraz większe zaufanie do Lean Manufacturing jako takiego.

Korzyści płynące z dobrej organizacji i lepszego funkcjonowania przedsiębiorstwa, są zauważalne także w zachowaniu pracowników, ich relacji z pracodawcą i przekładają się na efektywność pracy i zwiększenie jakości pracy. Jest to niezwykle ważne w czasach, kiedy wyszkolona i zadowolona ze środowiska produkcyjnego kadra jest rzadkością. Zaangażowanie pracowników w dostosowanie stanowiska pracy i utrzymanie miejsca pracy zoptymalizowanego, oraz poczucie odpowiedzialności za doskonalenia kultury organizacyjnej firmy oraz większe zadowolenie z wykonywanej pracy zapewne przełożą się na wzrost dochodów przedsiębiorstwa, jego efektywność i konkurencyjność. Są to argumenty przemawiające za skierowaniem zarządzania w stronę 5S, Lean Manufacturing i wdrażania praktyk Lean Management w przedsiębiorstwach produkcyjnych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co to jest metoda 5S?

Metoda 5S to narzędzie Lean Management, którego celem jest poprawa organizacji pracy, ergonomii i efektywności poprzez pięć kroków: Selekcja, Systematyka, Sprzątanie, Standaryzacja i Samodyscyplina.

 Czy 5S to element Lean Management?

Tak, 5S to fundament Lean Management. Pomaga eliminować marnotrawstwo, zwiększać produktywność i wspiera ciągłe doskonalenie (Kaizen).

 Jakie są etapy metody 5S?

Etapy metody 5S to:

1. Selekcja (Seiri) – eliminowanie zbędnych rzeczy,
2. Systematyka (Seiton) – organizacja przestrzeni,
3. Sprzątanie (Seiso) – utrzymanie czystości,
4. Standaryzacja (Seiketsu) – tworzenie standardów,
5. Samodyscyplina (Shitsuke) – kształtowanie nawyków.

 Czy 5S wpływa na bezpieczeństwo pracy?

Tak. Regularne sprzątanie, eliminacja zbędnych przedmiotów i standaryzacja procesów minimalizują ryzyko wypadków i poprawiają warunki pracy.

Dlaczego metoda 5S jest ważna?

5S to podstawa skutecznej organizacji pracy – pomaga zwiększyć efektywność, jakość, zaangażowanie zespołu i konkurencyjność firmy.

Kto jest autorem metody 5S?

Za autora metody uznaje się Hiroyuki Hirano, a jej popularyzatorami są również Takashi Osada i Masaaki Imai – twórcy filozofii Lean Management i Kaizen.

Jakie są korzyści z wdrożenia 5S w zakładzie produkcyjnym?

Korzyści to m.in.:

• poprawa ergonomii i organizacji pracy,
• zwiększenie bezpieczeństwa,
• wyższa produktywność,
• mniej błędów i przestojów,
• lepsze warunki pracy,
• większe zadowolenie pracowników,
• wzrost konkurencyjności firmy.

W jaki sposób pracownicy wpływają na sukces wdrożenia 5S?

Sukces metody zależy od zaangażowania pracowników, ich poczucia odpowiedzialności oraz aktywnego udziału w organizacji i utrzymaniu miejsca pracy.

Czy 5S to tylko „sprzątanie stanowiska pracy”?

Nie. Metoda 5S to kompleksowe podejście do uporządkowania pracy, eliminacji marnotrawstwa i standaryzacji procesów, które skutkuje realnymi oszczędnościami czasu i zasobów.

Jak długo trwa wdrożenie 5S?

Wdrożenie odbywa się etapami i wymaga czasu, przygotowania kadry oraz wspólnego zaangażowania wszystkich pracowników w celu osiągnięcia trwałych rezultatów.

Czy zasady 5S można zastosować poza produkcją?

Tak, zasady 5S mogą być z powodzeniem wdrażane również w innych działach organizacji – wszędzie tam, gdzie ważna jest efektywna organizacja pracy, porządek i standaryzacja.

Autor: Kinga Dębska

Project Manager DSR 4FACTORY

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach DSR 4FACTORY

Przeczytaj także:

SMED – ograniczenie strat związanych z przezbrajaniem maszyn

Wdrożenie metodyki LEAN podstawą optymalizacji przedsiębiorstwa

5 grzechów głównych wdrażania systemu ERP dla firm produkcyjnych

Fazy zasady Pareto i metodologia w harmonogramowaniu produkcji