Skontaktuj się z nami:
e-mail: dsr@dsr.com.pl    |    Tel: 71 889 05 60

Co to jest ERP 4FACTORY w chmurze i jak działa?

16 września 2021

ERP w chmurze kontra ERP we własnej infrastrukturze IT

Aby zrozumieć, co to jest ERP w chmurze (Software as a Service – SaaS), najpierw trzeba zrozumieć jak ewoluował model ERP we własnej infrastrukturze IT przedsiębiorstwa (on-premise). ERP jest skrótem od Enterprise Resources Planning czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa. To termin, który został wprowadzony w latach 90-tych, odnoszący się do oprogramowania, które automatyzuje procesy biznesowe w całej firmie. W tym czasie, systemy ERP były wdrażane na serwerach w centrum danych przedsiębiorstwa.

Dziś jednak, aplikacje mogą być również dostarczane przez internet w nowym modelu jako usługa (SaaS)- i tym właśnie nazywany jest też ERP w chmurze. Rozwiązania oparte na chmurze obliczeniowej są oferowane i zarządzane w infrastrukturze IT dostawcy danej platformy. Zamiast dostępu do systemu ERP na serwerach własnych, zakupionych i zarządzanych on-premise, w modelu SaaS możemy taki dostęp dzierżawić jako usługę (np. z miesięcznymi opłatami). Istnieje wiele istotnych różnic między ERP on-premise, a ERP w chmurze, np. różnice w elastyczności funkcjonalności czy bezpieczeństwie. Więc, aby dobrze odpowiedzieć na pytanie co to jest ERP 4FACTORY w chmurze i jak działa, prześledźmy w sposób bardziej szczegółowy ewolucję systemów ERP.

Co to jest oprogramowanie ERP on-premise?

Wdrożenia oprogramowania ERP rozpoczęły się jako instalacje on-premise. ERP on-premise jest narzędziem do planowania zasobów przedsiębiorstwa, zainstalowanym lokalnie na sprzęcie informatycznym i serwerach danej firmy, a także zarządzane przez personel IT tej firmy. Firma musi kupić i licencjonować oprogramowanie oraz kupić lub wydzierżawić serwery, sieci, pamięci masowe, itp., potrzebne do uruchomienia i udostępniania oprogramowania oraz jego danych.

W tym modelu, zadanie zabezpieczenia i utrzymania systemu jest w dużej mierze po stronie firmy i użytkowników. Bieżące utrzymanie systemu wymaga od personelu IT i innych kluczowych użytkowników wielu szkoleń i wsparcia nie tylko podczas początkowego wdrożenia. Jest to czasochłonne i wymaga ciągłego zaangażowania całego zespołu IT. Wybór i wdrożenie on-premise może firmie zająć dużo czasu, ponieważ rodzaj i dostawca ERP muszą zostać zatwierdzeni przez wszystkie jej główne działy.

W przypadku ERP on-premise przedsiębiorstwo musi zakupić podstawową platformę tylko raz, co brzmi dobrze. Jednak potem zawsze potrzebne są inwestycje kolejnych środków finansowych na utrzymanie i aktualizację systemu, na utrzymanie infrastruktury wspierającej bieżące działanie czy na rozwiązywanie problemów i błędów spowodowanych przez użytkowników. Dodatkowo trzeba zatrudnić ekspertów od instalacji i utrzymania oprogramowania antywirusowego, a nawet bardziej skomplikowanych systemów bezpieczeństwa. Bez regularnych aktualizacji i konserwacji ucierpieć może funkcjonalność, użyteczność i bezpieczeństwo systemu. Ten czas i inwestycje finansowe w ERP on-premise może ograniczyć rozwój firmy, zamiast zgodnie ze swoim przeznaczeniem wspierać właściwe zarządzanie procesami biznesowymi.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu ERP 4FACTORY

Czym jest oprogramowanie ERP w chmurze?

ERP w chmurze jest oprogramowaniem do planowania zasobów przedsiębiorstwa, które jest udostępniane i zarządzane w infrastrukturze chmury obliczeniowej przez dostawcę ERP. To dostawca ściąga z użytkowników ciężar odpowiedzialności za poprawne działanie aplikacji, przechowywanie danych, podstawowe systemy operacyjne, serwery, fizyczną infrastrukturę centrum danych, aktualizacje zabezpieczeń czy aktualizacje funkcji oprogramowania.

Ponadto, podczas gdy najlepsze systemy ERP on-premise były dedykowane raczej dużym przedsiębiorstwom, model chmurowy pozwala również małym i średnim firmom korzystać z możliwości ERP 4FACTORY. Ponieważ rozwiązania ERP w chmurze nie wymagają tego samego poziomu inwestycji finansowych, czasowych i personalnych, nawet mniejsze firmy są w stanie korzystać z umożliwianej przez system m.in.: automatyzacji procesów, zwiększonej wydajności biznesowej czy poprawionej dokładności danych.

Ewolucja rozwiązań klasy ERP z on-premise do pierwszego systemu ERP w chmurze (w 1998 roku) była kluczowa dla przedsiębiorstw produkcyjnych. Firmy nie muszą już kupować systemu, który stale potrzebuje nowych inwestycji finansowych, aby utrzymać jego prawidłowe działanie. Nie muszą również poświęcać cennego czasu pracowników IT do konserwacji oprogramowania lub znosić konieczność długiego czasu wdrożenia i skomplikowanych aktualizacji. Początkowo ERP w chmurze miały ograniczone funkcjonalności i wiele wad, a nawet często nie były zaprojektowane i naprawdę przeznaczone do chmury obliczeniowej. To uczyniło je trudne do pełnego zaakceptowania przez przedsiębiorstwa produkcyjne. Wczesne rozwiązania były po prostu nieelastyczne i trudne do zintegrowania, co zniechęciło wiele firm. Dzisiejsze oferty ERP w chmurze znacznie ewoluowały i zapewniają duże korzyści bez tych ograniczeń.

Jakie są korzyści z ERP 4FACTORY w chmurze?

Koszty

Jedną z najbardziej kuszących korzyści z ERP w chmurze jest niższy koszt początkowy i niższe bieżące koszty operacyjne. Przy wersji ERP on-premise firma płaci za licencje, niezbędne serwery, koszty energii, personelu IT, konsultantów, kopii zapasowych, zabezpieczeń, tworzenia i zarządzania bazami danych oraz bieżącej konserwacji i aktualizacji. W przypadku rozwiązań chmurowych to dostawca systemu obsługuje całą ich konserwację, wsparcie, aktualizacje i zabezpieczenia, dzięki czemu firma płaci tylko za zasoby, których potrzebuje i nie musi ciągle ponosić różnych dodatkowych kosztów, ponad inwestycję w oprogramowanie. Wydatki stają się również bardziej przejrzyste i przewidywalne. Użytkownicy ERP w chmurze mogą płacić miesięczny abonament lub tylko wtedy, gdy korzystają z systemu (pay-per-use), dzięki czemu koszty są też łatwiejsze do zarządzania.

Aktualizacje

Rozwiązania ERP on-premise wymagają wiele czasu i często dodatkowo wynajętych zewnętrznych konsultantów do wykonywania niezbędnych aktualizacji oprogramowania i uaktualnień. Aktualizacja systemu ERP w chmurze, może trwać zaledwie 30 minut i zazwyczaj odbywa się poza godzinami pracy firmy. W połączeniu z faktem, że dostawcy dbają o wyniki aktualizacji z niewielkim lub żadnym obciążeniem dla firmy, bez przerywania jej działalności, oznacza, że systemy chmurowe są zawsze wyposażone w aktualną, najnowszą technologię.

Czas implementacji

Wdrożenie jest często jednym z największych wyzwań, przed jakimi stoją firmy podczas wprowadzania nowego oprogramowania. To może być długi proces, który często rozciąga się poza docelową datę uruchomienia systemu. Rozwiązanie ERP w chmurze znacznie skraca czas wdrożenia. Nie potrzebny jest czas na wybieranie i kupowanie sprzętu, zatrudnianie lub szkolenie personelu IT, tworzenie nowych zasad bezpieczeństwa danych, itp. Proces wdrażania rozwiązań w chmurze jest znacznie szybszy i znacznie mniej skomplikowany.

Dostępność

Istotną zaletą usług ERP w chmurze jest możliwość dostępu do oprogramowania i narzędzi na dowolnym urządzeniu mobilnym z dowolnego miejsca, gdzie tylko jest dostęp do internetu. Ponieważ rozwiązanie jest zarządzane w chmurze, firma, a nawet jej dostawcy, partnerzy i klienci, mogą uzyskać dostęp do wszelkich odpowiednich informacji w czasie rzeczywistym. Pozwala to pracownikom firmy komunikować się, współpracować, wykonywać zadania i podejmować decyzje biznesowe bez konieczności przebywania razem lub w tym samym miejscu np. w siedzibie firmy.

Skalowalność

Inną godną uwagi korzyścią jest to, że systemy ERP w chmurze mogą łatwiej rosnąć wraz z firmą niż w przypadku rozwiązań lokalnych. Firmy mogą zacząć wdrożenie od bardziej podstawowej funkcjonalności, a następnie w razie potrzeby dodać więcej możliwości, bez konieczności zakupu nowego sprzętu. Ponieważ lokalne serwery nie są potrzebne do rozwiązań w chmurze, a dostawcy chmury obliczeniowej mają centra danych na całym świecie, zmiany mogą być wprowadzone szybko i niemal wszędzie.

Modyfikacje

Modyfikacje oprogramowania on-premise są ograniczone do bieżącej wersji i często nie mogą być łatwo ponownie wdrożone z nowszymi wersjami. Ten kłopot jest jednym z powodów, dla których firmy decydują się na korzystanie z przestarzałych technologicznie systemów ERP, co nie jest dobrą praktyką biznesową. Oprogramowanie w chmurze może być łatwo modyfikowalne do potrzeb firmy, a nowe moduły mogą być dodawane do systemów chmurowych bez przerw w ich działaniu czy konieczności kupowania nowego sprzętu.

Bezpieczeństwo

Posiadanie zewnętrznego centrum danych jest coraz bardziej powszechne wśród firm produkcyjnych. Renomowani dostawcy ERP w chmurze zapewniają wyższy poziomu bezpieczeństwa danych niż samą firmę byłoby na to stać. Rozwiązania on-premise obarczone są znacznym ryzykiem utraty danych, zwłaszcza w przypadku awarii technologicznej, klęski żywiołowej lub kradzieży. Dostawcy usług w chmurze oferują bezpieczeństwo klasy korporacyjnej i szyfrowanie danych od początku do końca. Posiadają procedury odzyskiwania danych w chmurze po awarii i zapewniają bezpieczne tworzenie ich kopii zapasowych w sposób ciągły.

Integracja

Systemy w chmurze są również w stanie łatwo zintegrować się z wieloma innymi rozwiązaniami, takimi jak systemy zarządzania jakością (ang. Quality Management System – QMS), planowania zapotrzebowania materiałowego (ang. Material Requirements Planning – MRP) czy zarządzanie relacjami z klientami (ang. Customer Relationship Management – CRM). ERP 4FACTORY jest w pełni funkcjonalną platformą korporacyjną, która zapewnia bezproblemową współpracę ze sobą wielu funkcji biznesowych w celu usprawnienia komunikacji i zarządzania w przedsiębiorstwie. Nie można nie zauważyć wymiernych korzyści, i tego, jak zintegrowane rozwiązania IT mogą się przełożyć na sukces biznesowy. Na przykład łącząc rozwiązania ERP i CRM, zapewnia się lepszą przejrzystość procesów biznesowych w całym łańcuchu dostaw, pomagając pracownikom, działom firmy i partnerom współpracować, aby móc wypracować lepsze doświadczenia dla klientów oraz zaoferować dostosowanie kompleksowych usług do potrzeb odbiorców.

Produktywność w biznesie

Ostatni wiodący powód, dla którego firmy często skłaniają się ku chmurze, a nie idą w kierunku stacjonarnego oprogramowania ERP jest jego ogólna wydajność, która wspiera lepszą produktywność biznesową. Kiedy firma nie musi się martwić o przydzielanie czasu, budżetu czy personelu do częstego monitorowania i konserwacji rozwiązania on-premise, to wtedy uwalnia zasoby, które mogą skupić się na bardziej wartościowych potrzebach biznesowych, które lepiej przyczynią się do rozwoju firmy. Również z tego powodu coraz więcej firm, w tym małych i średnich przedsiębiorstw, decyduje się na przeniesienie systemu ERP do chmury.

Autor: Caleb Finch
Content Manager at QAD
tłumaczenie z języka angielskiego i redakcja tekstu DSR S.A.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu ERP 4FACTORY

Przeczytaj także:

Dlaczego harmonogramowanie jest tak krytyczne?

System CMMS – EAM 4FACTORY

Przemysł 4.0 czyli Czwarta Rewolucja Przemysłowa w Polsce

Zaufali nam

Zespół DSR zrealizował kilkaset projektów wdrożenia systemów informatycznych w polskich i międzynarodowych firmach produkcyjnych.