Skontaktuj się z nami:
e-mail: dsr@dsr.com.pl    |    Tel: 71 889 05 60

Dziesięć najczęstszych błędów popełnianych przy wdrażaniu systemów harmonogramowania i sposoby ich unikania

5 czerwca 2020

Niniejszy rozdział został opracowany z pomocą mojego wielkiego przyjaciela – Denisa Picarda, który obecnie pracuje w Alvarez & Marsal w Nowym Jorku. Powodem stworzenia tego rozdziału jest pomoc w identyfikacji potencjalnych pułapek, które mogą wykoleić projekt wdrażania systemu harmonogramowania i tym samym skazać go na niepowodzenie. Poprosiłem Denisa o pomoc, ponieważ pracowałem z nim przy kilku dużych projektach, podziwiając sposób, w jaki był w stanie konsekwentnie być skutecznym nawet w trudnych warunkach. Z Denisem Picardem porażka nigdy nie wchodziła w grę. Niektóre z jego myśli można traktować jako przypomnienie tego, co zapewne jest już znane, inne mogą być całkowitym zaskoczeniem.

Tuż przed wyjazdem do drukarni zdałem sobie sprawę, że całkowicie przeoczyłem jeden z najpoważniejszych błędów, dlatego wróciłem do Denisa, aby wysłuchać jego opinii na temat tego, co się dzieje, gdy odpowiedni ludzie nie są na odpowiednich miejscach. Denis poruszył ten problem w artykule opublikowanym przez magazyn „START – IT” latem 2007 r., w którym pisał:

Wiele firm wdraża system, ponieważ robią to wszystkie pozostałe firmy. Jeśli również robisz to z takiego powodu, przestań. Tracisz pieniądze. Podejdź do problemu poważnie. Co mam na myśli? Wybierz najlepszych ludzi w Twojej firmie i przydziel ich do tego projektu. Myślę, że dzięki starannemu zarzadzaniu, współpracy z najlepszą kadrą, nieustannemu rozwijaniu projektu i szybkiej realizacji jesteś w stanie osiągnąć najlepsze wyniki.

Doświadczenie pokazało, że najważniejszym czynnikiem w sukcesie projektu są odpowiedni ludzie na odpowiednich stanowiskach. Zauważyłem, że najważniejszymi cechami lidera są jego postawa, opanowanie w sytuacjach stresowych i zdolność do podejmowania szybkich decyzji.Wszyscy ci, którzy w oczywisty sposób nie starają się angażować w projekt, czekając na jego szczęśliwe zakończenie, powinni zostać możliwie jak najszybciej usunięci z projektu.

Oto lista Denisa:

1.Brak przygotowania na sukces

Przed rozpoczęciem wdrożenia nowego systemu harmonogramowania ważne jest, aby określić, w jaki sposób sukces będzie mierzony. Czy sukces oznacza tutaj zmniejszenie ilości opóźnionych zamówień, skrócenie czasu realizacji zleceń, wzrost zysków, czy może wszystkie z powyższych? Samo wdrożenie nowej technologii rzadko jest wynikiem akceptowalnym – liczy się efekt biznesowy, a najlepiej, żeby dało się go policzyć. Wybrani liderzy projektów powinni poświęcić odrobinę czasu, określając obiektywne kryteria mierzenia sukcesu. Bez czegoś, co daje się zmierzyć, ludzie znajdą milion sposobów, aby zinterpretować sukces lub porażkę projektu. Rzeczywistość jest taka, że dobre systemy harmonogramowania posiadają bardzo złożoną naturę, i gdy pojawiają się trudności, a emocje biorą górę, można spodziewać się problemów. Nie wolno się jednak na nich skupiać, ponieważ stawka jest zbyt wysoka, a korzyści ogromne. Problem jest spotęgowany, ponieważ przy realizacji projektów złożonych, takich jak wdrożenie nowego systemu harmonogramowania, wiele osób będzie chętnie przedstawiać swoje opinie na temat tego, co i jak powinno być zrobione. Pamiętaj, „sukces ma wielu ojców – porażka jest sierotą”.

Nowy system będzie wpływał na wiele osób w różny sposób, dlatego ważne jest, aby jednocześnie określić „jak” mierzyć sukces. Kierownicy projektów powinni rozumieć i określić, „kto” będzie mierzył sukces. Spełnienie oczekiwań wielu decydentów jest zadaniem rzeczywiście trudnym, które jednak stanie się o wiele prostsze, gdy wspomniani decydenci wskazani zostaną na początku procesu i uwzględnieni w fazie projektowania.

2.Zakup pakietu oprogramowania, ponieważ robią to inne firmy

Aby nie odstawać od innych, menadżerowie czasami kupują systemy do harmonogramowania, ponieważ dostawca chwali się dużym udziałem w rynku lub ponieważ usłyszeli, że inne firmy wykorzystują je z sukcesem. Program sam w sobie nie rozwiąże problemów z harmonogramowaniem. Jeśli natomiast wybierzesz niewłaściwe oprogramowanie, twoje szanse na sukces nawet się zmniejszą. Ponieważ proces harmonogramowania jest krytyczny dla wszystkie-go, co dzieje się w firmie produkcyjnej, to stworzenie efektywnego rozwiązania integrującego ten proces z polityką obsługi klienta, strukturą organizacyjną, procesami biznesowymi i systemami firmy wymaga dużego nakładu pracy.

Skontaktuj się z naszym ekspertem

3.Próbując metody „Zrób to sam”

Dostępność potężnych technologii informatycznych i niedrogich kompetencji programistycznych może przyćmić zdolność oceny kierownictwa firmy, które dojdzie do wniosku, że są w stanie zaprojektować i zbudować swój własny system. Kupujący strzeżcie się! To tak jakbyście chcieli wykonać na sobie zabieg chirurgiczny. Stworzenie własnego systemu jest trudniejsze niż się wydaje. Znalezienie partnera, który ma doświadczenie w tym temacie, jest również krytyczne, ponieważ stawką jest przyszłość firmy. Niektóre większe firmy konsultingowe brały udział w takich projektach w celu przeszkolenia świeżego narybku absolwentów, co niekoniecznie jest zbieżne z interesem firmy, w której taki projekt się odbywa.

4.Zakup systemu „zintegrowanego”, ponieważ jest zintegrowany

Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda dobrze. Wystarczy kupić system harmonogramowania od dostawcy ERP, a wszystko będzie już zintegrowane i gotowe do pracy. Sam proces integracji jest tylko wierzchołkiem góry lodowej. Upewnij się co do pochodzenia modułu harmonogramowania w systemach ERP, wiele z nich pochodzi z przejęć produktów zewnętrznych dostawców i w dużej liczbie przypadków źle współpracują z systemami ERP. Wdrożenie systemu APS jest jednocześnie i nauką, i sztuką, a wartością jest umiejętność dopasowania możliwości oprogramowania do bardzo specyficznych potrzeb użytkownika. To nie jest coś, co da się osiągnąć za pomocą standardowego, „pasującego do wszystkiego” rozwiązania.

5.Za dużo projektowania / za mało testowania

Niektóre firmy poświęcają wiele miesięcy analizując ich potrzeby na papierze z zamiarem zaprojektowania systemu harmonogramowania, który spełni wszystkie ich potrzeby. Przez kolejne miesiące firmy starają się opracować swój własny pakiet oprogramowania lub skonfigurować zakupione rozwiązanie. Kiedy presja, aby zakończyć projekt, rośnie, firmy szybko przeprowadzają testy, po czym szybko go uruchamiają. Następnie okazuje się, że istnieją poważne braki w sposobie wspierania ich potrzeb. Natomiast przewidujący menedżerowie zatrudnią doświadczonych konsultantów, aby szybko przejść do etapu „prototypu”, kiedy oprogramowanie może pokazać, co potrafi w środowisku testowym, co pozwala zidentyfikować oraz rozwiązać wszystkie problemy, zanim trafi ono do środowiska produkcyjnego.

6.Nie pozwól, aby „lepsze” stało się wrogiem dobrego rozwiązania

Innym często spotykanym błędem jest próba zaprojektowania systemu, który będzie przygotowany na wszystkie możliwe scenariusze. Nie da się całkowicie wyeliminować zaangażowania czynnika ludzkiego w proces harmonogramowania. W większości firm planiści zajmą sią działaniami związanymi z podejmowaniem decyzji, zamiast wykonywaniem rutynowych czynności. Wykorzystując zasadę „80/20”, systemy harmonogramowania powinny być zaprojektowane, aby realizować najpierw 80%, następnie 90%, potem 95% i na koniec 98% z możliwych scenariuszy; jednakże menedżerowie powinni zdać sobie sprawę, że zautomatyzowanie obsługi ostatnich 1% lub 2% możliwych scenariuszy nie gwarantuje zwrotu poświęconego na to czasu i kosztów – może również opóźnić osiągnięcie znacznie większych korzyści.

7.Nie zapominaj, że wszyscy klienci nie są jednakowo istotni

Ważnym aspektem przy wdrażaniu systemu harmonogramowania jest skupienie się na ustalaniu priorytetów wokół potrzeb swoich „najlepszych” klientów. Mimo iż określenie „najlepszy” może przybierać różne znaczenie zależnie od firmy, zawsze znajdzie się grupa klientów, którzy przynoszą największe zyski, są najbardziej wiarygodni i najbardziej strategiczni itd. Ważne jest, aby zidentyfikować taką grupę klientów, a następnie ustalić dla nich priorytety w systemie harmonogramowania. Stworzenie systemu, który będzie traktował wszystkich klientów w ten sam sposób, w bardzo szybki sposób pozbawi firmę kluczowych klientów.

Skontaktuj się z naszym ekspertem

8.Czy wspomniałem już zbyt małą ilość testów?

Istnieją dwa rodzaje testów. Testowanie jednostkowe polega na testowaniu każdego z elementów rozwiązania niezależnie, aby potwierdzić, że daje oczekiwane rezultaty. Testowanie zintegrowane jest trudniejsze i zazwyczaj przeprowadzane podczas testów CRP. W testach CRP użytkownicy i liderzy tworzą skrypty, których zadaniem jest przetestowanie przepływu danych przez system i które określają przewidywalnych wyników na każdym etapie testowania i na samym końcu procesu.Żadna firma nie poświęca odpowiedniej ilości czasu na przygotowanie skryptów i testy.

9.Brak odpowiedniego treningu

Nowe systemy harmonogramowania to całkiem nowe możliwości – ale tylko, jeśli planiści zrozumieją siłę nowych narzędzi. Nie polegaj na planistach, którzy na własną rękę starają się zrozumieć możliwości nowego systemu. Nie marnuj czasu – zatrudnij profesjonalistów, aby zorganizowali sesje treningowe i przekazali wiedzę pracownikom, ucząc ich niuansów nowego systemu. Ponadto personel firmy powinien zdawać sobie sprawę z tego, że ich decyzje wpływają na inne ogniwa w organizacji. Dobrzy planiści sięgają o wiele dalej, niż ich system harmonogramowania, są świadomi jego znaczenia i wpływu na całą organizację, włączając w to zarządzanie zapasami, procesy zakupu, kapitał obrotowy, obsługę klienta i utrzymanie ruchu.

10.Wiara, że skuteczne wdrożenie systemu to koniec

Udane wdrożenie nowego systemu harmonogramowania to tylko połowa drogi do celu, jakim jest poprawa zdolności i wydajności firmy. Jeśli uważasz, że wdrożenie nowego systemu to koniec, jesteś w błędzie. Najlepsze organizacje zdają sobie sprawę, że poprawa harmonogramowania i obsługi klienta to ciągłe wyzwanie. Nowy system zapewnia nowe możliwości, które powinny prowadzić do nowych procesów i być może nowej polityki obsługi klienta. Menedżerowie powinni nadal słuchać swoich klientów i szukać sposobów na poprawę wydajności firmy. Solidny system harmonogramowania to doskonały fundament zbudowania trwałej przewagi konkurencyjnej.

Jak wiele powinno się inwestować w nowe systemy planowania i harmonogramowania?

Zasadniczo to bardzo proste pytanie, ponieważ uważam, że może być bezpośrednio związane z kosztem utraty jednego lub więcej kluczowych klientów. Jeśli jest to koszt nierobienia niczego, to uważam, a wierzę, że tak jest, że podjęcie odpowiedniej decyzji powinno być znacznie łatwiejsze.Mówię to dlatego, że nierozpoczęcie przygotowań i niewdrożenie odpowiednich systemów spowoduje, że prędzej czy później zrobi to ktoś inny. Nie jest to kwestią starania się – to po prostu kwestia wdrożenia systemów konsekwentnie umożliwiających dostarczanie kluczowym klientom poziomu usług, których potrzebują.

Chociaż nie wygląda to najlepiej, są dobre wiadomości:

  • Koszt wdrożenia dobrego systemu harmonogramowania będzie na pewno niższy niż koszt utraty nawet jednego kluczowego klienta.
  • W większości przypadków nowy system to wydatek jednorazowy, który będzie dostarczał korzyści rok po roku
  • Konkurencja jest zapewne w podobnej sytuacji, dlatego podjęcie szybkiej decyzji może dać trwałą przewagę, pozostawiając konkurentom tylko możliwość nadążania.

Staram się przekazać, że nie warto oszczędzać kilku złotych. Jeśli chcesz coś zrobić, zrób to dobrze. Wdrożony system musi być odpowiednio wdrożony, ponieważ w innym wypadku będzie tylko stratą pieniędzy i czasu przy zerowej korzyści. Najlepszym sposobem na zmniejszenie ryzyka jest znalezienie partnera, który jest ekspertem od systemu harmonogramowania i któremu można zaufać. W rzeczywistości, aby być użytecznym, ekspert od harmonogramowania musi mieć doświadczenie w pracy z jednym lub większą liczbą rozwiązań APS. Taka opcja jest bardziej realna, niż współpraca z konsultantem, który twierdzi, że jest całkowicie neutralny. Konsultanci neutralni albo nie mówią prawdy, albo nie są w stanie pomóc w szczegółowym rozwiązaniu. Niezależnie od przypadku, nie jest to partner, którego warto mieć. Znalezienie konsultantów, którzy oferują doradztwo na wysokim poziomie, nie jest trudne, jednak potrzebny jest ktoś, kto zakasa rękawy i zabierze się do rozwiązywania skomplikowanych problemów dnia codziennego.

Jak pokonać konkurencję w takich krajach jak Chiny, Indie czy Japonia?

Nie jest tajemnicą, że w ciągu ostatnich 20 lat ogromna ilość produkcji została przeniesiona z USA i Europy do krajów takich jak Chiny, Korea, Meksyk i Indie. Motorem napędowym tych przemian była ogromna podaż taniej siły roboczej w tych krajach. Jednakże ostatnimi czasy pojawiło się kilka bardzo ciekawych trendów, które moim zdaniem będą miały ogromny wpływ na krajobraz produkcji w przyszłości.

  • Gwałtownie rosnące ceny ropy naftowej mają ogromny wpływ na koszty transportu:
  • Zwiększone koszty towarów importowanych.
  • Lęk przed niepewnością spowodowany wydarzeniami na Bliskim Wschodzie, które mogą mieć katastrofalny wpływ na dostawy produktów.
  • Wzrost gospodarczy w krajach rozwijających się:
  • Wzrost płac prowadzi do wzrostu kosztów pracy.
  • Wyższe płace doprowadzą do zwiększonego popytu na towary amerykańskie i europejskie.
  • Konsekwentny spadek wartości dolara od kilku lat skutecznie obniża ceny towarów produkowanych w USA.
  • Inne czynniki:
    • Lepsze prawo pracy w krajach rozwijających się doprowadzi do zwiększenia kosztów produkcji.
    • Nacisk reszty świata na poprawę środowiska pracy w krajach rozwijających się również przyczyni się do zwiększenia kosztów produkcyjnych.

Oprócz wyżej wymienionych czynników istnieje rosnące zapotrzebowanie na produkty dedykowane oraz krótsze czasy realizacji, co w produkcji u zagranicznych producentów nie jest łatwe do osiągnięcia. Moja opinia jest taka, że wszystkie powyższe czynniki doprowadzą do odrodzenia przemysłu w Stanach Zjednoczonych i Europie, ale jest tutaj pewien haczyk. Aby konkurować na nowym rynku światowym, amerykańscy i europejscy producenci będą musieli pamiętać o fundamentach, które pozwolą im zapewnić wysoki poziom usług oparty na szybkości i elastyczności. Co ciekawe, jeśli chodzi o konkurowanie z rynkiem japońskim, z doświadczenia wiem, że opiera się on również w dużym stopniu na planowaniu i harmonogramowaniu. Jednakże oprócz wiodących firm, takich jak Toyota, która z powodzeniem wdrożyła specjalistyczny system harmonogramowania, wiele japońskich firm z powodzeniem rozwiązuje problemy przy użyciu siły roboczej. Wydaje mi się, że amerykańskie i europejskie firmy, które będą opierać się na wysokiej klasy zautomatyzowanych systemach planowania i harmonogramowania, znajdą się w znacznie lepszej sytuacji i o wiele lepiej będą mogli stawić czoło przyszłości.

Autor:  Mike Liddell. Polskie tłumaczenie i prawa autorskie DSR S.A.

Skontaktuj się z naszym ekspertem

Przeczytaj także:

Dlaczego harmonogramowanie jest tak krytyczne?

Zaufali nam

Zespół DSR zrealizował kilkaset projektów wdrożenia systemów informatycznych w polskich i międzynarodowych firmach produkcyjnych.