Czas czytania: 9 min
W dobie cyfryzacji, pojęcie workflow stało się jednym z fundamentów zarządzania organizacją. Oznacza ono nie tylko techniczne wsparcie dla zadań wykonywanych w firmie, ale również strategię planowania i kontroli procesów. Zarządzanie przepływem pracy dotyczy organizowania działań tak, by realizacja zadań następowała zgodnie z ustaloną sekwencją i strukturą odpowiedzialności.
W centrum tego podejścia znajduje się takie zarządzanie przepływem, które łączy różne funkcje przedsiębiorstwa – od administracji po produkcję – w spójną sieć współpracujących procesów. System workflow pełni tutaj rolę narzędzia zapewniającego kontrolę i ciągłość działania, wspierając także zarządzanie procesami oraz zarządzanie dokumentami.
Każdy proces biznesowy przechodzi przez określone etapy, zwane fazami życia procesu biznesowego. Zazwyczaj obejmują one: projektowanie procesu, jego wdrożenie, monitorowanie, optymalizację oraz zakończenie lub ponowną definicję. Zrozumienie tych etapów jest kluczowe dla efektywnego zarządzania procesami biznesowymi. Na każdym etapie wspomagają nas odpowiednio skonfigurowane systemy workflow, które zapewniają spójność oraz automatyzację działań.
System workflow umożliwia zarządzanie wieloma procesami jednocześnie. Dzięki temu organizacje mogą wdrażać elastyczne przepływy pracy bez potrzeby ręcznego sterowania poszczególnymi czynnościami. Workflow automatyzuje kluczowe zadania – od prostych powiadomień po złożone przepływy zatwierdzeń.
Wdrożenie systemu workflow wymaga jednak przygotowania – analizy potrzeb organizacji, wyboru odpowiedniego narzędzia oraz integracji z istniejącą infrastrukturą. Często konieczne jest także szkolenie pracowników oraz dostosowanie procedur. Mimo to korzyści płynące z wdrożenia, takie jak lepszy obieg dokumentów, większa przejrzystość procesów czy szybsze podejmowanie decyzji, są niepodważalne.
Przykładem praktycznego wykorzystania są rozwiązania oparte na MS SharePoint. Ten rozbudowany system zarządzania pozwala nie tylko na elektroniczny obieg dokumentów, ale też na współdzielenie plików, zarządzanie zadaniami i projektami oraz integrację z innymi systemami w firmie.
Współczesne organizacje dążą do tego, by wszystkie możliwe procesy przekształcić w zautomatyzowane przepływy pracy. Zautomatyzowane procesy eliminują powtarzalność, ograniczają błędy oraz przyspieszają wykonanie zadań. Jednym z celów jest pełna automatyzacja procesów biznesowych, co pozwala firmie skupić się na działaniach strategicznych, a nie administracyjnych.
Kluczowym komponentem tego podejścia są rozwiązania workflow, które wspierają automatyzację i usprawnienie przepływu dokumentów w całej organizacji. Dzięki temu dokumenty nie zalegają na biurkach czy skrzynkach mailowych, lecz trafiają bezpośrednio do odpowiednich osób na podstawie zdefiniowanych reguł.
Nie można też pominąć znaczenia zarządzania projektami w kontekście workflow. Wiele działań projektowych można objąć mechanizmami workflow, co ułatwia ich realizację, zarządzanie zadaniami w grupach roboczych i monitorowanie postępów.
Za kulisami działania nowoczesnych platform workflow znajdują się silniki procesów workflow, które interpretują reguły zdefiniowane przez użytkowników i uruchamiają odpowiednie akcje. Przykładem może być Camunda, która umożliwia tworzenie skalowalnych i wydajnych przepływów z wykorzystaniem notacji BPMN.
Dzięki zastosowaniu platformy klasy BPM (Business Process Management), organizacje mogą skutecznie zarządzać całym cyklem życia procesu biznesowego. Monitorują wykonanie zadań, mierzą czas ich trwania i wychwytują wąskie gardła, co pozwala na ich eliminację lub optymalizację.
W 1993 roku założona została międzynarodowa organizacja non-profit Workflow Management Coalition (WfMC). Jej głównym celem było opracowanie standardów i specyfikacji technicznych dla systemów workflow, które umożliwiałyby interoperacyjność i integrację systemów, powiązania pomiędzy różnymi platformami do zarządzania procesami biznesowymi.
Organizacja ta zrzeszała producentów oprogramowania, dostawców technologii, naukowców i praktyków, którzy wspólnie pracowali nad ujednoliceniem pojęć i mechanizmów działania systemów workflow. Organizacja ta wypracowała specjalny model referencyjny WfMC będącym jednym z najważniejszych fundamentów zrozumienia, czym jest system workflow. Wyróżniał on pięć kluczowych interfejsów (API), które pozwalały rozwiązaniom workflow komunikować się ze światem zewnętrznym. Dzięki temu możliwe stało się np. zintegrowanie systemu workflow jednej firmy z silnikiem drugiego dostawcy — co dziś jest standardem w architekturach opartych o BPMN, Camundę, SharePoint Workflow czy Process Engine API.
Wróćmy jeszcze do tematu powiązania systemów workflow z zarządzaniem projektami. W kontekście zarządzania projektami, system workflow automatyzuje i synchronizuje działania wielu osób i zespołów, zapewniając spójność, kontrolę i przejrzystość.
W zarządzaniu projektami mamy do czynienia z licznymi czynnościami powtarzalnymi: wnioskowanie o zmiany, akceptacje, przypisywanie zadań, zgłaszanie błędów, zatwierdzanie budżetów, przetwarzanie dokumentacji. System workflow umożliwia automatyzację i śledzenie tych działań w czasie rzeczywistym.
Przyjrzyjmy się bliżej funkcjom systemów workflow w projektach przez pryzmat ich poszczególnych cech. Automatyzacja procesów biznesowych ogranicza ręczne działania, np. automatyczne przypisywanie zadań po zatwierdzeniu wniosku. Zarządzanie zadaniami pozwala na przypisywanie, śledzenie i eskalacja zadań w ramach poszczególnych projektów. Wnioski, umowy czy raporty projektowe mogą być przekazywane między właściwymi zadaniami i osobami dzięki funkcjonalności automatyzacji przepływu dokumentów i ich wersjonowania. Systemy workflow pozwalają na monitorowanie procesów – raportowanie statusów, identyfikację wąskich gardeł czy przygotowywanie dashboardów projektowych. Kolejną, bardzo ważną cechą tych systemów jest integracja systemów – np. połączenie z narzędziami klasy ERP 4FACTORY czy CRM. Wreszcie: zarządzanie zespołem i komunikacja – informowanie interesariuszy, przypomnienia oraz kontrola zmian. Systemy workflow w kontekście projektowym możemy skrótowo nazwać systemami zarządzania pracą.
Przechodząc do konkretów, wymieńmy kilka przykładowych narzędzi, możliwych do użycia w omawianym kontekście:
Wdrożenie systemu workflow to strategiczny projekt zmieniający sposób działania organizacji – nie tylko technologia, ale też zmiana kultury pracy i procesów. Skuteczne wdrożenie wymaga planowania, zaangażowania interesariuszy, testowania i ciągłego doskonalenia.
Poniżej opisane zostało kompleksowe podejście do wdrożenia systemu workflow – z praktycznymi wskazówkami jak postępować krok po kroku w przypadku takiego przedsięwzięcia.
Wdrożone narzędzia do zarządzania procesami pokazują, że ich wartość wykracza daleko poza informatykę. W administracji publicznej pozwalają tworzyć E-Urząd, w którym interesanci mogą zrealizować sprawy bez wychodzenia z domu. W firmach produkcyjnych umożliwiają monitorowanie przepływu pracy, a w finansach – kontrolę nad przepływem informacji i przepływem danych.
Szczególnie istotna jest integracja rozwiązania workflow z procesem zarządzania dokumentacją. Dokumenty – od umów po faktury – przechodzą przez etapy zatwierdzania, archiwizacji i udostępniania. System zarządzania przepływem dba o to, aby każdy dokument trafił do odpowiedniej osoby, zachowując jednocześnie pełną zgodność z przepisami i polityką firmy.
Z drugiej strony, adaptacyjne zarządzanie staje się kluczowe w środowiskach zmiennych, gdzie procesy wymagają ciągłych zmian. Nowoczesne narzędzia workflow są dostosowane do takiej dynamiki – mogą automatycznie reagować na zmieniające się warunki i rekomendować odpowiednie działania.
Cyfrowe zarządzanie przepływem pracy to dziś nieodłączna część każdej nowoczesnej organizacji. Dzięki niemu możliwa jest nie tylko lepsza organizacja pracy, ale też efektywne zarządzanie zespołem i zadaniami w środowisku opartym na danych. Rozwiązanie workflow (system zarządzanie przepływem) łączy w sobie technologię, strategię oraz praktyczne podejście do optymalizacji działań biznesowych.
Poprzez przemyślane wdrożenie systemu workflow, firmy uzyskują przewagę konkurencyjną, redukują koszty i zwiększają satysfakcję pracowników. W obliczu postępującej digitalizacji i rosnących oczekiwań klientów, inwestycja w systemy workflow oraz narzędzia do zarządzania procesami (zobacz także: Mapowanie strumienia wartości (ang. Value Stream Mapping – VSM) ) staje się koniecznością, a nie tylko opcją.
Jak prawidłowo zorganizować miejsca pracy czyli zasady 5S w przedsiębiorstwach?
Dlaczego harmonogramowanie jest tak krytyczne?
Zrozumienie zasad Lean Manufacturing czyli odchudzanie produkcji
71 889 05 60
