Mapowanie procesów biznesowych – klucz do efektywnej organizacji

Czas czytania: 24 min

Dlaczego warto przygotować mapę procesów? Jaki jest cel tworzenia mapy procesu?

Mapowanie procesów biznesowych jest fundamentem w dążeniu do efektywnej organizacji poprzez wzrost wskaźnika jakim jest efektywność procesów wewnętrznych. Firmy stają przed wyzwaniem związanym z przyspieszeniem przepływu pracy, eliminowaniem zbędnych czynności oraz poszukiwaniem optymalnych rozwiązań w ramach procesów magazynowych i procesów zarządzania. Współczesne procesy wymagają mapowania szczególnie wtedy, gdy rosnąca dynamika rynku wymusza proces zmiany i modyfikacje struktury organizacyjnej.

Dzięki mapowaniu poszczególnych procesów można określić kluczowe elementy procesu, a następnie zidentyfikować miejsca, w których występują nieefektywności. Wdrożenie mapowania procesów sprzyja bowiem ciągłemu doskonaleniu, co w konsekwencji przekłada się na wyższą jakość usług i produktów.

Co to jest mapowanie procesów?

Proces mapowania procesów polega na wizualnym przedstawieniu przebiegu działań, wskazaniu odpowiedzialności za kolejne kroki procesu oraz analizie wszelkich zależności między działami czy osobami. Dzięki kompleksowej mapie procesu współpracy można prześledzić, jakie zasoby są potrzebne na poszczególnych etapach procesu. Przydaje się również w sytuacji, kiedy kadra zarządzająca odpowiada sobie na pytanie: Gdzie mogą powstawać wąskie gardła? Na podstawie wyników tej analizy można przygotować mapy procesów doskonalenia, które dość łatwo przekłada się na przygotowanie działań optymalizacyjnych, przygotowanie działań doskonalących oraz przygotowanie strategii działania.

Mój młodszy syn patrząc mi przez ramię, gdy pisałem ten artykuł stwierdził nagle, że „zacząłem się wymądrzać„. Widząc Jego minę, postanowiłem zmienić na chwilę front.

Wyobraź sobie, że robisz mapę skarbów – taką, która pokazuje wszystkie drogi (mapowanie relacji), zakręty (procesy główne, procesy zarządcze, procesy magazynowe, proces sprzedaży) i tajne przejścia (przygotowanie działań współpracy, przygotowanie działań korygujących, przygotowanie działań naprawczych, przygotowanie działań usprawniających), dzięki którym łatwiej znaleźć ukryty skarb (zmniejszone koszty procesów). W firmie tworzenie i aktualizowanie mapy procesów to właśnie taki sposób na narysowanie mapy, która pokazuje, jak wszystko działa (mapy procesów doskonalenia). W każdej firmie dużo się dzieje i te działania są trochę jak małe elementy układanki (symbole mapy procesu), a dzięki tym planom możliwe są na przykład procesy restrukturyzacji organizacji. Musisz wiedzieć, która część pasuje do której, aby wszystko odbywało się sprawnie. Gdy ktoś narysuje Ci taką mapę, łatwiej zrozumieć, co się dzieje, znaleźć miejsca, gdzie można coś poprawić, i upewnić się, że każdy wie, co ma robić (przydzielanie odpowiedzialności). To trochę tak, jakby każdy miał wspólny plan, który pomaga mu znaleźć drogę do celu – wtedy nie gubi się, nie chodzi się na manowce, a wszyscy działają jak dobrze zgrany zespół. Dzięki temu firma może działać szybciej, mądrzej i lepiej, a wszyscy wiedzą, jakie kroki trzeba podjąć, aby osiągnąć sukces.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach DSR 4FACTORY

Mapy procesów firmy (mapy procesów biznesowych)

Przedstawiają działania w formie graficznej, co pozwala na łatwiejszą komunikację w zespole i leprze przygotowanie działań współpracy. Kompleksowe mapy procesów są szczególnie ważne w dużych i złożonych organizacjach, gdzie poszczególne procesy mogą być bardzo rozbudowane. Opracowanie mapy procesu w pełni odzwierciedlającej rzeczywistość wymaga jednak dokładnego gromadzenia danych i rzetelnej analizy.

Warto pamiętać, że Mapa procesu przedstawia zarówno dane kroki procesu, jak i interakcje zewnętrzne, co czyni je nieocenionym narzędziem w zarządzaniu zmianą. W mapie procesu kształty symbolizujące decyzje, działania czy punkty kontrolne ułatwiają zrozumienie, jak przebiega przepływ procesu. Czy sporządzona mapa procesów firmy powinna być statyczna? Oczywiście nie, przecież proces zmiany w firmie zachodzi nieustannie, dlatego aktualizowana mapa procesów to klucz do jej prawidłowej użyteczności.

Jaki jest cel mapowania procesu? – (identyfikacja procesów, wylistowanie jakie proces ma wąskie gardła, etapy mapowania procesów)

Metoda wizualizacji i analizy sekwencji działań w firmie, czyli mapa procesów pozwala na osiągnięcie kilku ważnych celów.

Pierwszym z nich, jest przeprowadzenie analizy procesu identyfikacja problemów i wąskich gardeł. Umożliwia identyfikację podprocesów w których występują nieefektywności oraz przygotowanie działań doskonalących. Gdy „zobaczysz przebieg procesu” w postaci graficznej mapy, często łatwiej jest dostrzec w nim nieprawidłowości. Drugim celem jest przygotowanie standardów działań. Mapowanie pomaga stworzyć jednolite procedury w organizacji, co zwiększa spójność i powtarzalność procesów. Z oboma powyższymi celami mocno powiązany jest kolejny, czyli optymalizacja kosztów i zasobów, dzięki przygotowaniu działań korygujących umożliwiająca lepsze wykorzystanie zasobów oraz dzięki przygotowaniu działań naprawczych, redukcję kosztów operacyjnych. Przejrzyste diagramy procesów wspomagają komunikację i ułatwiają porozumiewanie się między działami. Wspierają także transformację cyfrową. Mapowanie jest fundamentem przy wdrażaniu nowych technologii, automatyzacji czy systemów klasy ERP 4FACTORY.

Mapowanie procesów krok po kroku. Jakie są etapy mapowania procesów? Jak przygotować mapę procesów? Co powinna zawierać mapa procesów?

Wiemy już czym jest mapowanie procesów i dlaczego warto je wykonywać? Zobaczymy zatem teraz jak skutecznie podejść do praktyki mapowania procesów i na co warto zwrócić uwagę przy mapowaniu i przygotowaniu strategii. Nie jest to wcale takie trudne, choć aby zrobić to dobrze i mieć z mapy procesu korzyść, trzeba włożyć w tę aktywność trochę pracy. Skuteczne przeprowadzenie mapowania procesów biznesowych wiąże się z realizacją poniższych kroków:

1. Identyfikacja procesów do mapowania
   • Jakkolwiek docelowo warto zbudować sobie jak najbardziej dokładną mapę, w pierwszej kolejności wybierz jednak procesy, które mają strategiczne znaczenie dla organizacji (np. mapa procesu zarządzania) lub wiesz, że wymagają usprawnienia (np mapowanie procesów logistycznych czy analiza procesu sprzedaży).
   • Skup się na tych obszarach, gdzie pojawiają się najczęstsze problemy lub opóźnienia.
   • Dzięki temu szybko będzie w stanie zauważyć korzyści z wykonanej pracy.
2. Gromadzenie danych
   • Przeprowadź wywiady z pracownikami, którzy na co dzień uczestniczą w danym procesie. To oni najlepiej wiedzą, jak dany proces wygląda w rzeczywistości.
   • Zbierz istniejącą dokumentację, opisy procedur, raporty oraz sformalizuj obserwacje z terenu.
   • Zidentyfikuj wszystkie wejścia (inputs) i wyjścia (outputs) procesu.
3. Analiza procesu
   • Ustal, jakie są poszczególne kroki procesu oraz jakie decyzje i działania są w nim podejmowane, w jaki sposób realizowane jest przydzielanie odpowiedzialności.
   • Określ punkty krytyczne, gdzie proces może być przerywany lub generować opóźnienia.
   • Zbadaj, jakie zasoby (ludzie, systemy, narzędzia) są wykorzystywane na każdym etapie.
4. Tworzenie mapy procesu – planowanie procesów
   • Wykorzystaj odpowiednią metodologię do przygotowania planów, który przejrzyście przedstawi kolejność działań. O tym kroku będziemy jeszcze pisać później.
   • Zadbaj o czytelność i spójność elementów mapy procesu– każdy element powinien być dobrze opisany. Istnieje przynajmniej kilka sprawdzonych sposobów jak zrobić to skutecznie. Zapoznaj się z nimi i skorzystaj z jednego.
   • Użyj standardowych symboli i notacji (np. BPMN – Business Process Model and Notation).
   • Do realizacji mapowania procesów z różnych obszarów używaj potem tej samej notacji/narzędzia, dla jasności osób korzystających z map w przyszłości w twojej organizacji.
5. Walidacja i konsultacje
   • Przedstaw wstępną mapę wszystkim kluczowym interesariuszom, zbierz ich wszystkie opinie i uwagi.
   • Na tej podstawie wprowadź niezbędne korekty i doprecyzowania.
   • Przeprowadź warsztaty lub spotkania, upewnij się, że wszystkie elementy mapy procesu są jasne i zrozumiałe.
6. Dokumentacja i wdrożenie
   • Zapisz ostateczną wersję mapy procesów oraz wszystkie istotne informacje dotyczące poszczególnych etapów.
   • Przekaż dokumentację odpowiednim działom, aby stała się ona częścią procedur operacyjnych i podstawą przygotowania planów działania.
   • Zaplanuj regularne przeglądy i aktualizacje mapy, aby odzwierciedlała zmieniające się warunki biznesowe.
7. Monitorowanie i optymalizacja
   • Wreszcie ustal wskaźniki efektywności (KPI), które pozwolą monitorować działanie procesu. Mapa danego procesu musi odzwierciedlać rzeczywistość. Raz odwzorowany proces musi być potem systematycznie przeglądany i kontrolowany.
   • Na podstawie zebranych danych wdrażaj usprawnienia i automatyzacje tam, gdzie to możliwe i uzasadnione. Zapewnij wszystkim uczestnikom procesu przygotowanie narzędzi niezbędnych do realizacji ich zadań optymalizacyjnych i monitorujących. W tym kroku działania często przydatne są wdrożone systemy zarządzania jakością

Jak stworzyć mapę procesów? – techniki mapowania procesu, przykłady map procesów, narzędzia do mapowania procesów, najlepsze praktyki mapowania procesów

Istnieje wiele podejść do tego, aby przygotować mapę procesów. Rodzaje map procesów różnią się poziomem szczegółowości, zakresem zastosowań oraz notation, jakiej używają. Poniżej krótki przegląd najpopularniejszych:

1. Metoda BPMN

Metoda BPMN (Business Process Model and Notation) to chyba najczęściej wybierane narzędzie do tworzenia formalnych diagramów procesów. Metoda BPMN precyzyjnie określa symbole mapowania procesów, umożliwiając jednoznaczne odwzorowanie logiki biznesowej. Metoda BPMN nadaje się zarówno do prostych, jak i bardziej skomplikowanych schematów, a jej popularność wynika z dużej uniwersalności. Dzięki temu mapowanie procesu w diagramach BPMN jest zrozumiałe dla analityków, menedżerów oraz programistów.

Metoda BPMN stawia na przejrzystość i standaryzację, co oznacza, że wykonanie map procesów w tym standardzie przekłada się na uniwersalność dokumentacji. Skoro procesy wymagają mapowania w sposób jednoznaczny, metoda BPMN bywa wybierana przez firmy ceniące sobie klarowną komunikację między różnymi działami.

2. Metoda Makigami

Metoda Makigami to metoda wywodząca się z filozofii Lean Management i pozwala na przeprowadzenie szczegółowej analizy przepływu informacji oraz materiałów. Nazwa ta pochodzi z języka japońskiego i oznacza zrolowany (maki) papier (kami). Na rolce papieru rejestrowane i wizualizowane są procesy firmowe dzięki rozbiciu ich na poszczególne etapy i przedstawienie na osi czasu w postaci schematu blokowego ze wszystkimi połączeniami. Metoda ta jest ceniona za to, że w prosty i wizualny sposób pokazuje, gdzie w procesie powstaje marnotrawstwo. Jest szczególnie przydatna w procesach usługowych, ale z powodzeniem można ją zastosować także w przemyśle.

Dzięki metodzie Makigami można zrozumieć procesy, które na pierwszy rzut oka wydają się nieuchwytne, a przez to trudne do analizy. Wdrożenie mapowania procesów zgodnie z jej założeniami umożliwia identyfikację obszarów wymagających natychmiastowej optymalizacji.

3. Metoda VSM

Metoda VSM (Value Stream Mapping) cieszy się dużą popularnością w firmach produkcyjnych i logistycznych. Metoda VSM jest ściśle związana z filozofią Lean i kładzie nacisk na analizę przepływu wartości. Ponieważ procesy magazynowe stanowią istotny element łańcucha wartości, mapa strumienia wartości bywa tu niezwykle pomocna. Każda mapa strumienia wartości pozwala zidentyfikować źródła marnotrawstwa, co przekłada się na optymalizację procesów.

Dobrze zaprojektowana mapa strumienia wartości staje się fundamentem do dalszych działań: analiza mapa procesu pozwala na wdrożenie rozwiązań skracających czas realizacji zamówień i obniżających koszty. W efekcie proces tworzenia mapy w oparciu o metodę VSM wpływa na efektywne mapy procesu, poprawiające konkurencyjność firmy. Jeśli myślicie o wykorzystaniu tej metody, warto odbyć dedykowane szkolenie VSM.

Więcej na ten temat można przeczytać tutaj: Mapowanie strumienia wartości (Value Stream Mapping) – DSR

Narzędzia mapowania procesów i ich funkcje (programy do mapowania, symbole mapowania procesów)

Współczesne narzędzia mapowania procesów są coraz bardziej intuicyjne i dostępne online. Należą do nich między innymi Microsoft Visio, LucidChart czy DRAW.IO. To właśnie narzędzia mapowania procesów pozwalają na szybkie tworzenie map, aktualizację dokumentacji oraz udostępnianie wyników pracy w czasie rzeczywistym.

Microsoft Visio

Microsoft Visio jest najpopularniejszym programem do rysowania schematów i diagramów. Microsoft Visio oferuje szeroką gamę szablonów oraz symbole mapy, co ułatwia przeprowadzenie procesu mapowania nawet w rozbudowanych firmach. Przy użyciu Microsoft Visio można tworzyć mapy procesów online, synchronizować dane i współpracować w zespołach. Wiele organizacji ceni Microsoft Visio za intuicyjność i kompatybilność z innymi produktami Microsoft. Dzięki Microsoft Visio możliwe jest także narysowanie mapy procesu magazynowania w celu przeglądu każdego etapu realizacji zleceń w magazynie. Wreszcie Microsoft Visio nadaje się idealnie do projektowania map procesów wysokiego poziomu, jak i tych szczegółowych.

LucidChart

LucidChart to narzędzie działające w chmurze, pozwalające na przygotowanie mapy procesów online bez potrzeby instalowania dedykowanego oprogramowania. LucidChart jest cenione za przyjazny interfejs oraz opcję współpracy w czasie rzeczywistym. LucidChart ułatwia wykonanie map procesów biznesowych, a także wizualne mapowanie procesów i wykonywanie szybkich poprawek. W ramach LucidChart można także korzystać z gotowych szablonów – kluczowe elementy procesu można wówczas nanieść w kilka minut.

DRAW.IO

To darmowa platforma, działająca często pod nazwą diagrams.net, która sprawdza się przy mapowaniu procesów logistycznych oraz różnorodnych projektach mapowania procesów. Oferuje bogatą bibliotekę kształtów i automatyczne zapisywanie plików w chmurze. Dzięki temu tworzenie map procesów i kolejnych diagramów staje się prostsze, a praca kilku osób nad jednym dokumentem jest bardzo wygodna. DRAW.IO jest chętnie wybierane przez zespoły projektowe i działy IT.

Każde z powyższych narzędzi to doskonałe narzędzie do mapowania procesów w różnej skali i branży. Ich funkcje mapowania procesów ułatwiają połączenie mapy procesu z dokumentacją firmy, a dodatkowo pomagają zachować spójność i aktualność całej dokumentacji procesu.

Procesy firmy – prosta mapa procesów a mapa szczegółowa

Wiele osób zastanawia się, kiedy stworzyć mapę procesu na poziomie szczegółowym, a kiedy wystarczy podstawowa mapa procesu. Otóż ogólna mapa procesu jest doskonałym punktem wyjścia do zrozumienia wysokopoziomowego przebiegu mapowanych czynności. Wskazuje, jakie są poszczególne etapy procesu oraz pokazuje, które działy są w nie zaangażowane.

Z kolei szczegółowa mapa procesu pozwala na znacznie głębsze wniknięcie w kolejne kroki procesu, uwzględnienie wszystkich danych wejściowych i wyjściowych oraz opisanie decyzji czy punktów kontrolnych. Taka mapa procesu stanowi świetne narzędzie do przeprowadzenia zaawansowanej analizy, której celem jest optymalizacja procesów. Mapa procesu powinna też zawierać symbole mapowania procesów, które jednoznacznie wskazują na typ czynności (decyzja, działanie, dokument itp.).

Dobrze wykonane mapy procesu obejmują nie tylko schemat graficzny, ale i szczegółowe informacje tekstowe, aby mapowanie procesów umożliwiało każdemu członkowi zespołu zrozumienie bieżącej sytuacji.

Wizualne mapowanie procesów i symbole mapowania

Wizualne mapowanie procesów staje się coraz powszechniejsze, ponieważ ludzie lepiej przyswajają informacje przedstawione graficznie. Symbolami najczęściej używanymi w mapach są m.in.: prostokąty (czynność), romby (decyzja), strzałki (przepływ) czy kółka (początek/koniec procesu). Te symbole mapowania są uniwersalne i stanowią ważną część standardów takich jak metoda BPMN.

Ważne jest, aby diagram przepływu procesu utworzony w firmie był zrozumiały i czytelny dla wszystkich użytkowników. Z tego powodu należy stosować spójne symbole mapy i legendę opisującą ich znaczenie. Kiedy połączenie mapy procesu z dokumentami firmowymi jest czytelne, łatwo uniknąć nieporozumień.

Symbole mapowania procesów to podstawa, by proces szczegółowa mapa mogła pokazać pełny kontekst przepływu informacji. Właściwie zastosowane kształty map procesów tworzą logiczną całość, co ułatwia identyfikację luk i braków w dokumentacji procesu.

Kiedy przeprowadzić pierwsze mapowanie procesu?

Wielu specjalistów zaleca, aby pierwsze mapowanie procesu wykonać już na etapie wdrażania nowego projektu lub restrukturyzacji działu. Wówczas mapowanie procesów zazwyczaj przynosi szybkie rezultaty w postaci usprawnień. Proces wykonania mapy można też rozpocząć przy okazji wdrażania systemów klasy ERP czy CRM.

Pierwsze mapowanie procesu nie musi być bardzo rozbudowane. Wystarczy podstawowa mapa procesu, by wykryć główne nieefektywności. Z czasem, po przeprowadzone mapowanie procesów, można rozbudowywać diagramy i tworzyć mapy procesu szczegółowe, dzięki czemu możliwa staje się precyzyjna analiza procesów i wprowadzanie adekwatnych usprawnień.

System mapowania procesów a optymalizacja procesów

W wielu firmach wdraża się dedykowany system mapowania procesów, który pozwala na bieżąco śledzić i analizować przepływ zadań. Taki system mapowania procesów często integruje się z innymi narzędziami, np. systemami do zarządzania projektami (np. Asana) czy systemami dokumentacji ISO 9000 i ISO 9001.

Dzięki temu mapowanie procesów polega nie tylko na tworzeniu kolorowych diagramów, ale też na wyciąganiu realnych wniosków i wdrażaniu zmian. Efektem jest optymalizacja procesów i zmniejszenie marnotrawstwa zasobów. Asana coraz częściej pełni rolę platformy do planowania działań, co ułatwia przeprowadzenie procesu mapowania i późniejsze śledzenie postępów.

W praktyce, procesy wykorzystują nie tylko standardowe diagramy, ale także macierz RACI, która jasno określa role i odpowiedzialności. Matryca RACI bywa stosowana, by zdefiniować osoby odpowiedzialne (Responsible), rozliczające (Accountable), konsultowane (Consulted) i informowane (Informed) o poszczególnych czynnościach. Wówczas mapa procesu powinna wskazywać, kto jest przypisany do danego etapu.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach DSR 4FACTORY

Skuteczne mapowanie procesów metodą Makigami, VSM i BPMN – przykładowa mapa procesu

Poniżej krótki opis, jak może wyglądać przykładowa mapa procesu wykorzystująca mix różnych podejść (VSM, BPMN i Makigami):

• Określenie celu: na przykład celem może być zmniejszenie opóźnień w dostawach do klienta (cel mapowania procesu).
• Mapa strumienia wartości: (metoda VSM) – identyfikacja miejsc powstawania marnotrawstwa.
• Symbole mapowania procesów: (metoda BPMN) – precyzyjne odwzorowanie ścieżek decyzyjnych, kształtów i przepływów.
• Analiza z punktu widzenia klienta: (metoda Makigami) – koncentruje się na przepływie informacji w procesie, pozwala dostrzec etapy, które nie wnoszą wartości.

Tak zbudowana mapa procesów tworzona jest w narzędziach typu Microsoft Visio lub LucidChart. Po jej skonstruowaniu można narysować szkic mapy procesu, zaprosić kluczowe osoby do omówienia i przeprowadzić ćwiczenia mapowania procesów, by wychwycić wszystkie nieścisłości. Dzięki temu mapowanie procesów dzięki tym trzem metodom staje się o wiele bardziej wszechstronne.

Mapowanie procesu związane z dokumentacją i standardami jakości

Dla organizacji działających w oparciu o normy jakości ISO 9001 i ISO 9000, dokumentacja procesu jest niezwykle istotna. Prawidłowo sporządzona mapa procesu zapewnia zgodność z polityką jakości oraz wspiera ciągłe doskonalenie. Mapy myśli mogą wstępnie wspomagać szkic mapy procesu, jednak kluczowe znaczenie mają tutaj diagramy procesów przygotowane zgodnie z przyjętą metodyką.

Procesy pozwalają na dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa, ale wymagają regularnych przeglądów i usprawnień. Kaoru Ishikawa wskazywał na znaczenie analizy przyczyn i skutków (słynne diagramy przyczynowo-skutkowe), natomiast Frank i Lilian Gilbreth zasłynęli z badań nad efektywnością pracy, wprowadzając innowacje w zakresie analizy ruchów i czasu. To historyczne przykłady pokazujące, że proces powinien być stale ulepszany.

Korzyści z mapowania procesów, błędy których należy unikać mapując procesy

Mapowanie procesów polega na tym, że dane procesy są najpierw rzetelnie opisywane, a następnie regularnie weryfikowane pod kątem ewentualnych usprawnień. Dany proces może ewoluować wraz z rozwojem organizacji, dlatego procesy pozwalają na elastyczne dostosowanie do potrzeb klientów.

Wykonanie map procesów to ciągłe sprawdzanie, czy aktualna struktura nie wymaga zmian. Wspomniany Deming (twórca cyklu PDCA: Plan-Do-Check-Act) był wielkim orędownikiem ciągłego doskonalenia. Dlatego każdy proces zmiany w firmie powinien być konsekwentnie zarządzany i monitorowany, aby zapewnić korzyści z mapowania procesów dla wszystkich interesariuszy.

Jeśli chcemy stworzyć mapę procesu, nie możemy zapominać o testowaniu i angażowaniu zespołu. Przeprowadzone mapowanie procesów da widoczne rezultaty tylko wtedy, gdy cała organizacja rozumie, co mapowanie procesów umożliwia i dlaczego jest tak ważne.

Wiemy już dosyć sporo o skutecznym mapowaniu procesów. Znając metody i narzędzia stosowane w tym celu, warto się jeszcze zastanowić jakich pułapek należy unikać, by wysiłki optymalizacyjne włożone w cały ten proces, nie zostały zniweczone. Przede wszystkim w cały proces trzeba od początku zaangażować ludzi. Brak zaangażowania kluczowych interesariuszy, osób, które na co dzień uczestniczą w procesie, może skutkować pominięciem istotnych aspektów jego działania i późniejszym oporem przed wdrożeniem zmian. Mając już właściwe osoby na pokładzie, trzeba się mocno wystrzegać niedokładnego zbierania danych – opieranie się na niepełnych lub przestarzałych informacjach doprowadzi bowiem do powstania mapy, która nie odzwierciedla rzeczywistego stanu procesów. Debatowanie zaś nad czymś, co od początku nie jest zgodne z rzeczywistością, zrazi uczestników naszych aktywności optymalizacyjnych. Należy jednocześnie unikać przeładowania diagramu zbędnymi szczegółami. Zbyt skomplikowany diagram może być trudny do zrozumienia. Ważne jest, aby utrzymać równowagę między szczegółowością a czytelnością. Czy obecne procesy biznesowe ewoluują? Jak najbardziej i to bardzo dynamicznie. Dlatego niezbędne jest regularne aktualizowanie mapy, aby zawsze odpowiadała rzeczywistości. Nie wpadnij w pułapkę brak aktualizacji mapy. I wreszcie  ignorowanie informacji zwrotnej (feedback’u). Krytyka i sugestie ze strony pracowników są bezcenne – ich pominięcie może prowadzić do oporu przed wdrożeniem zmian oraz utraty zaufania w zasadność całego przedsięwzięcia.

Praktyczne przykłady zastosowań

Mapowanie procesów znajduje zastosowanie w wielu różnych obszarach działalności biznesowej. W produkcji pozwala zidentyfikować marnotrawstwo, zoptymalizować linie produkcyjne oraz poprawić zarządzanie zapasami. Analiza procesów obsługi klienta umożliwia usprawnienie ścieżki współpracy z klientem, skrócenie czasu realizacji zapytań oraz poprawę satysfakcji klienta. Mapowanie procesów ułatwia i usprawnia działania administracyjne – odwzorowanie w postaci mapy procesów administracyjnych (takich jak zatwierdzanie dokumentów czy przepływ informacji między działami) prowadzi do zwiększenia efektywności organizacji. Podobnie rzecz się ma z procesami HR. Mapowanie rekrutacji, szkoleń oraz oceny pracowników pozwala zoptymalizować działania działów HR, zwiększając transparentność i skuteczność zarządzania zasobami ludzkimi. Wreszcie transformacja cyfrowa – przy wdrażaniu systemów klasy ERP 4FACTORY czy automatyzacji procesów, diagram przepływu procesu stanowi bazę do identyfikacji obszarów wymagających modernizacji i integracji systemowej. Tak właśnie – tworząc mapy procesów – działamy jako DSR przygotowując analizy przedwdrożeniowe czy przed-upgrade’owe u naszych Klientów.

Przykłady i szablony map procesów

I na koniec, mała „wisienka na torcie”. Przyjrzyjmy się kilku przykładom map procesów, w których wykorzystano różne podejścia do ich wizualizacji: diagram procesu (flowchart), diagram przepływu oraz diagram stanów. Każdy z nich obrazuje inny aspekt modelowania, a ich zastosowanie zależy od specyfiki analizowanego zagadnienia.

1. Diagram procesu (Flowchart) – mapowanie procesu sprzedaży

Flowchart to klasyczny sposób wizualizacji sekwencji kroków w procesie. Idealnie nadaje się do przedstawienia sekwencyjnych kroków oraz decyzji w procesie. Przykładowy diagram obsługi zamówienia może wyglądać następująco:

Diagram procesu (Flowchart) – Obsługa zamówienia

Opis diagramu:

• Proces rozpoczyna się od otrzymania zamówienia.
• Kolejne kroki to weryfikacja dostępności produktów.
• W punkcie decyzyjnym „Produkty dostępne?” proces rozgałęzia się:
  • Jeśli produkty są dostępne, następuje przygotowanie zamówienia i wysyłka.
  • Jeśli nie, klient zostaje poinformowany o opóźnieniu.
• Proces kończy się po wysyłce (lub po powiadomieniu klienta).

2. Diagram przepływu – Proces rekrutacji pracownika, mapowanie procesów krok po kroku

Diagram przepływu koncentruje się na kolejności przekazywania informacji i dokumentów między poszczególnymi etapami. Jest szczególnie przydatny do identyfikacji wąskich gardeł, redundancji oraz potencjalnych usprawnień w procesie. Stosuje się go także podczas wdrażania nowych procedur, szkolenia pracowników oraz automatyzacji procesów. Poniżej za jego pomocą zobrazowany został proces rekrutacji.

Diagram przepływu – Proces rekrutacji pracownika

Opis diagramu:

• Proces rekrutacyjny zaczyna się od przyjęcia aplikacji.
• Następuje selekcja CV oraz zaproszenie na rozmowę.
• Po rozmowie podejmowana jest decyzja, która rozgałęzia proces:
  • Jeśli kandydat zostaje zatrudniony, następuje odpowiednie powiadomienie.
  • W przypadku odrzucenia, kandydat także jest informowany o wyniku.
• Proces kończy się po powiadomieniu kandydata.

3. Diagram stanów – mapowanie procesów obsługi klienta w serwisie

Diagram stanów skupia się z kolei na różnych stanach, w jakich może znajdować się obiekt (np. zgłoszenie serwisowe) oraz na przejściach między tymi stanami. Przykładowy diagram dla obsługi zgłoszenia serwisowego został zamieszczony poniżej:

Diagram stanów – Obsługa zgłoszenia serwisowego

Opis diagramu:

• Zgłoszenie zaczyna w stanie „Nowe zgłoszenie”.
• Następnie, po przydzieleniu do serwisu, przechodzi do stanu „W trakcie rozwiązywania”.
• W trakcie rozwiązywania może zaistnieć sytuacja, gdy potrzebne są dodatkowe informacje – wtedy zgłoszenie przechodzi do stanu „Oczekiwanie na informację”.
• Po otrzymaniu wymaganych danych powraca do stanu „W trakcie rozwiązywania”.
• Gdy problem zostanie rozwiązany, zgłoszenie przechodzi do stanu „Zamknięte zgłoszenie”, kończąc cały proces.

Podsumowując – wybór konkretnej metody zależy od celu analizy oraz od tego, jakie aspekty procesu chcemy podkreślić i zoptymalizować. Każda z tych metod dostarcza unikalnych informacji, które mogą pomóc w identyfikacji usprawnień i w lepszym zrozumieniu funkcjonowania organizacji. Przed rozpoczęciem mapowania procesu, warto zastanowić się jaki cel nadrzędny chcemy osiągnąć poprzez to działania i dobrać do niego najwłaściwszą metodę.

Podsumowanie

Mapowanie procesów biznesowych to nie tylko moda, ale i realna korzyść dla firm, które chcą działać efektywnie oraz elastycznie odpowiadać na proces zmiany i rosnące wymagania rynku. Mapa procesów przedsiębiorstwa ułatwia współpracę między działami, a czynność przygotowanie mapy procesu wykorzystuje najróżniejsze techniki – od metoda Makigami, przez metoda BPMN, po metoda VSM – w celu stworzenia przejrzystej dokumentacji.

Mapy procesu sprawdzaj regularnie, by upewnić się, że wciąż oddają rzeczywistość. Pamiętaj, iż procesy magazynowe oraz procesy zarządzania często zmieniają się najdynamiczniej, więc przygotowanie mapy procesu powinno być nieustannie weryfikowane i udoskonalane.

Frank i Lilian Gilbreth, Kaoru Ishikawa, a także Deming pokazywali, że ciągłe doskonalenie to droga do sukcesu. W tym kontekście macierz RACI, mapa strumienia wartości, różne mapowanie procesów i inne techniki mapowania procesu są bezcenne przy usprawnianiu organizacji. Niezależnie od tego, czy tworzysz szczegółową mapę procesu, czy tylko ogólny zarys, proces ma szansę stać się bardziej przejrzysty, skuteczny i wydajny.

Życzę Wam powodzenia w doskonaleniu procesów przy użyciu narzędzi takich jak Microsoft Visio, LucidChart czy DRAW.IO. Niech przygotowanie mapy procesu będzie dla Was inspirującą podróżą, a mapa procesu wykonywana systematycznie i zgodnie z zasadami przyniesie jak najlepsze efekty!

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach DSR 4FACTORY

Autor: Piotr Słowiński

Project Manager PMP® DSR S.A. z 15 - letnim doświadczeniem we wdrażaniu rozwiązań ERP 4FACTORY (QAD); w DSR S.A. od 10 lat pracuje na stanowisku Starszego Kierownika Projektów.Certyfikat PMI PMP® zdobyty w roku 2012.Ponad 50 projektów implementacyjnych dla Klientów DSR (wdrożenia i upgrade'y systemu ERP 4FACTORY oraz wszystkich rozwiązań z oferty DSR 4FACTORY w wielu różnych konfiguracjach). Doświadczenie w prowadzeniu projektów w zespołach od kilku do kilkudziesięciu osób.